LAPORAN PKL I DI PG ASSEMBAGOES (2)

BAB  IV

PEMBAHASAN

SISTEM ADMINISTRASI DAN PROSES BISNIS PERKEBUNAN

I.       BAGIAN ADMINISTRASI KEUANGAN DAN UMUM (A,K & U)

Pelaksanaan sistem administrasi dan proses bisnis perkebunan di bagian Administrasi Keuangan dan Umum di unit usaha PG Assembagoes  mengacu pada Standar Operasional Prosedur (SOP) yang sudah ditetapkan oleh Kantor Direksi. SOP merupakan salah satu alat manajemen untuk mencapai sasaran perusahaan. Tingkat kepatuhan dan ketaatan terhadap SOP akan sangat mendukung dan menentukan tercapainya sasaran perusahaan. Sistem administrasi dan proses bisnis perkebunan di Bagian Administrasi Keuangan dan Umum (A,K & U) melalui tahapan-tahapan sebagai berikut :

A.     SISTEM KEUANGAN

1.      Proses penyusunan rencana kerja dan anggaran perusahaan (RKAP). Dalam Proses ini diperlukan kerangka dasar yang akan digunakan sebagai pedoman atau arah untuk tujuan yang akan dicapai, yang meliputi :

a.       Sasaran adalah ukuran kuantatif yang akan dicapai dalam satu tahun anggaran

b.      Strategi adalah cara / upaaya / langkah untuk mencapai sasaran

c.       Program adalah langkah konkrit yang akan dilakukan untuk mencapai sasaran.

d.      Kebijakan adalah aturan-aturan yang dibuat untuk mewujudkan sasaran dan strategi.

e.       Pencapaian adalah hasil yang hendak dicapai secara periodi ( bulanan / triwulan ).

Penyusunan RKAP ini dilakukan melalui tiga tahap sesuai dengan pedoman dari Kantor Direksi yaitu :

1)      Angka Dasar  :

a)      Produksi.

Pembahasan angka produksi ini dilakukan untuk menguji optimalisasi sumber-sumber produksi yang diproyeksikan untuk menghasilkan keuntungan yang optimal dapat dicapai,  meliputi :

ü Luas lahan tebu giling

ü Luas lahan pembibitan

ü Produksi dan bagi hasil tebu giling tahun giling yang bersangkutan

ü  Taksasi hasil pengolahan ( produksi tebu giling tahun giling yang akan dating)

ü Data giling

Intinya adalah luas lahan, produktivitas, kapasitas giling dan tanggal mulai giling. Data ini merupakan kompetensi bagian tanaman, instalasi dan pabrikasi yang diproyeksikan dengan mengacu pada data historis, rencana jangka panjang dan data lain yang releva.

b)     Investasi Baru

Investasi yang akan dilaksanakan untuk memberikan jaminan terhadap kelancaran proses produksi pada tahun anggaran yang bersangkutan, serta mempu memberikan nilai tambah bagi perusahaan. Sedangkan nilai investasinya dianggarkan maksimal sebesar nilai penyusutan.

c)      Anggaran Gaji dan Formasi SDM

Pembahasan dilakukan untuk menguji ketepatan proyeksi beban gaji dan tunjangan yang telah dihitung berdasarkan proyeksi formasi SDM. Gaji dan biaya SDM lainnya disusun berdasarkan PKB serta peraturan lain yang masih berlaku.

d)     Unit Cost

Dasar penyusunan RKAP menggunakan parameter unit cost dengan menggunakan data historis dua tahun terakhir dan prognosa taksasi  Maret tahun dibuatnya RKAP.

2)      Konsep Rencana Kerja dan Anggaran Perusahaan

Dari angka dasar yang dibuat dan telah dibahas bersama antar bagian yang dipimpin oleh Administratur dan hasilnya dikirim ke Kantor Direksi untuk dibahas pada tingkat berikutnya antara Unit Usaha dengan Kantor Direksi. Dan hasil ini dijadikan sebagai dasar konsep RKAP unit usaha yang terdiri dari :

a)      Biaya Tanaman (biaya pembibitan, tebu giling, tebang dan angkut tebu)

b)      Biaya Pabrik (biaya pabrik, alat pengangkutan termasuk loko dan lori, biaya alat pertanian / traktor)

c)      Biaya Pengolahan (biaya pengemasan dan biaya instalasi limbah untuk kebutuhan bahan-bahan kimianya)

d)     Biaya Umum dan SDM (biaya pimpinan dan tata usaha, biaya penyusutan aktiva dan biaya diluar usaha)

e)      Pendapatan (pendapatan usaha dan pendapatan diluar usaha)

3)      Rencana Net Kerja dan Anggaran Perusahaan

Dari konsep yang sudah dibahas dengan Kantor Direksi selanjutnya disusun kembali sesuai angka-angka hasil pembahasan dan diserahkan ke bagian A,K & U untuk diset dalam Net RKAP yang sudah ditentukan dengan susunan pokok : pengantar, isi, lampiran-lampiran, buku pelengkap lainnya (APB-PB 26/27, RPT APB-PG 17/17A dll.

Gambar  2

SKEMA PEMBAHASAN RKAP

2.      Proses Permintaan Modal Kerja

Sistem administrasi dan proses permintaan modal kerja ini dibuat setiap bulan atas dasar RKAP yang telah disetujui dengan membuat APB-PG 17 yang dikompilir oleh bagian A,K & U, disampaikan ke kantor pusat selambat-lambatnya tanggal 20 bulan berikutnya, yang selanjutnya diadakan pembahasan dengan bagian-bagian dari Kantor Direksi. Dari hasil pembahasan pengajuan PMK yang telah disetujui kantor pusat , dipakai sebagai pedoman permintaan modal kerja  sebagai berikut :

a.      Persetujuan Modal Kerja

Modal kerja yang telah disetujui Direksi didistribusikan ke bagian-bagian untuk diketahui dana yang tersedia bagi masing-masing bagian, sehingga masing-masing bagian dapat mengikuti sisa dananya.  Permintaan dropping dilakukan mingguan berdasarkan rencana penggunaan dana masing-masing bagian.

b.      Dropping Modal Kerja

Permintaan dropping modal kerja oleh bagian A,K & U Unit Usaha disampaikan ke Kantor Pusat H-2 sebelum tanggal 1 pada awal bulan, dan berikutnya H-3 sebelum hari Senin pada minggu-minggu berikutnya. Dari bagian-bagian disampaikan ke bagian A,K & U  H-1 sebelum waktu permintaan dropping modal kerja ker Kantor Pusat. Modal kerja yang telah diserahkan untuk biaya operasional unit usaha seluruhnya menjadi tanggung jawab Administratur.

c.       Pengambilan Dropping

Pengambilan dropping dilakukan di bank dengan menggunakan cek / giro bilyet yang ditanda tangani oleh pejabat yang berwenang (Administratur / Pemimpin, Kepala A,K & U), sesuai spesimen tanda tangan yang telah disampaikan ke bank. Petugas pengambil adalah Staf bagian A,K & U dengan menggunakan kendaraan khusus roda 4 dan dikawal petugas keamanan (polisi). Sedangkan perjalanan pengambilan uang dari bank ke unit usaha dijamin dengan asuransi (CIT).

3.      Proses penerimaan uang

Sistem administrasi proses penerimaan uang melalui dua cara :

a.      Penerimaan dari pengambilan uang dari Bank :

1)      Petugas pengambil menyerahkan uang ke kasir yang besarnya sesuai nominal yang tercantum pada cek pengambilan.

2)      Kasir penerima uang disertai dengan Bukti Masuk Kas/Bank warna merah model gula B-2-03 (AU-8), distempel “TELAH DITERIMA” dan tanggal penerimaan.

3)      Uraian pada bukti masuk maupun bukti keluar kas/bank disertai dengan nomor cek yang bersangkutan, dan foto copy cek dilampirkan.

4)      Kolom penyetor ditanda tangani petugas yang menyetor uang ke kasir.

b.      Penerimaan dari pihak ke III / Pengembalian uang muka

1)      Penyetor menyerahkan bukti masuk kas/bank beserta uang yang disetor sesuai nominal yang tercantum pada kasbon.

2)      Kasir memberi nomerator 7 digit pada Bukti Masuk Kas/Bank yang terdiri : 2 angka menunjukkan tanggal, 2 angka menunjukkan bulan dan 3 angka menunjukkan nomor urut.

4.      Proses pengeluaran uang

a.       Pengajuan pembayaran oleh bagian-bagian diajukan ke bagian AKU pada H-1 dan maksimal sebelum pukul 7.оо hari H (sebelum kwitansi/cek pengambilan di Bank ditandatangani oleh pejabat yang berwenang).

b.      Semua pengeluaran kas/bank menggunakan Bukti Keluar Kas/Bank warna “biru” model gula B-2.05 (AU-11). Distempel “TELAH DIBAYAR” dan tanggal pembayaran, didukung dokumen yang sah dan benar,antara lain:

ü  Untuk Eksteren:  Kwitansi, Faktur, Kontrak/SP, Berita Acara / Pekerjaan, Berita Acara Penerimaan Barang

ü  Untuk Intern :       Robetan, Daftar Gaji/Upah, Daftar Upah Tebang dll.

c.       Penandatanganan penerima uang di Kas Bon adalah orang berhak dan ditulis nama terang penerimanya. Penerima selain yang berhak, menggunakan surat kuasa bermaterai secukupnya.

d.      Pembayaran IPL oleh petugas AKU, SKW, Kepala desa disaksikan camat (kalau memungkinkan)  dan dikawal oleh petugas keamanan.

e.       Semua transaksi pengeluaran menurut bukti keluar kas/Bank dicatat dalam buku kasir dan buku kas/Bank pada saat itu juga.

f.       Bukti keluar kas/bank diberi nomor rator 7 digit, idem bukti kas/Bank.

g.      Saldo buku kasir sesuai dengan sisa fisik uang.

h.      Batasan tanggung jawab pem”fiat” Bukti Keluar Kas/Bank.

1)      Pembuat => bertanggung jawab atas kebenaran pengetikan (Nomor Rekening, tanggal, uraian, jumlah)

2)      Pemeriksa :

·      Bagian yang terkait  => kebenaran fisik dari objek yang akan dibayar oleh kepala Bagian yang bersangkutan.

·      Bagian A, K & U => kebenaran dan kelengkapan data pendukung

3)      Diketahui => bertanggung jawab pada sahnya pembayaran oleh Kapala Bagian  A, K & U.

4)      Disetujui => bertanggung jawab sepenuhnya secara format oleh Pimpinan Unit Usaha

5)      Dibayar => bertanggung jawab pada fisik pembayaran sesuai jumlah nominal di kas bon

6)      Dibukukan => bertanggung jawab pada pelaksanaan posting

5.      Proses penyimpanan uang

1. Saldo kas setiap hari diupayakan maksimal sesuai jumlah yang ditutup asuransi (CIS)
2. Khusus saldo kas hari jum’at dapat diatas CIS, sehubungan pada hari sabtu bank tutup.
3. Saldo kas disimpan di brankas, kunci Brankas berjumlah 2 buah, 1 buah dipegang oleh Kepala A,K & U, 1 buah  dipegang RC Keuangan dengan pendelegasian dari Pimpinan Unit Usaha.
4. Brankas berada di ruangan khusus / kluis, kunci ruangan khusus dipegang oleh employe kas sesuai pendelegasian Kepala A,K & U.
5. Didalam Brankas disamping disimpan uang tunai, juga disimpan surat berharga/dokumen penting milik perusahaan.
6. Apabila sisa kas terlalu tinggi, harus disimpan di Rekening Giro Bank untuk menjamin keamanan serta akan mendapatkan jasa Giro Bank.

6.      Proses pelaporan penggunaan uang

Pertanggung jawaban kas tunai perusahaan setiap bulan dilaporkan dalam bentuk laporan manajemen No.15 (LM.15), sedangkan laporan keuangan dilaporkan melalui Neraca Bulanan. LM.15 dibuat dan dikirim ke kantor Direksi mengacu pada Management Informasy System setiap tanggal 5 bulan berikutnya. LM.15 didistribusikan ke bagian masing-masing sebagai bahan evaluasi pengendalian dini setiap cost-centre.

B.     SISTEM PEMBUKUAN

Gambar 3

Proses Pembukuan

				Mutasi Non Kas

                                                     Posting Harian

1.      Posting

a.       Mutasi Kas/Bank

1)      Bahan / sumber data adalah Bukti Masuk dan Keluar Kas / Bank dilengkapi dokumen dasar dan sudah direalisir.

2)      Posting dilakukan secara harian dengan menggunakan aplikasi computer. Dan hal yang perlu diperhatikan sebelum melakukan posting yaitu :

-          Tanggal dan nomor urut bukti

-          Kebenaran rekening (nomor perkiraan lawan)

-          Kebenaran uraian transaksi

-          Jumlah uang

-          Pengesahan tanda tangan

-          Huruf dan angka pada bukti kas/bank tidak terdapat coretan atau tip ex.

3)      Output pertama yang dihasilkan dari kegiatan posting mutasi kas/bank adalah lembar pemeriksaan kas/bank yang dipergunakan untuk : meneliti kebenaran jumlah pengeluaran dan penerimaan kas/bank. Selain itu untuk meneliti kebenaran posting perkiraan lawan.

4)      Pada akhir periode posting (harian) dilakukan proses mutasi kedalam kartu buku besar, sehingga dihasilkan saldo akhir harian semua perkiraan. Dari saldo akhir harian kartu buku besar perkiraan kas dan bank harus cocok dengan saldo fisik kas dan saldo rekening  Koran (R/K) yang diterima dari bank. Untuk pencocokan saldo buku besar perkiraan bank dan saldo rekening Koran bank pada setiap akhir bulan disusun daftar pencocokan rekening Koran dengan bank (Rekonsiliasi Bank).

b.      Mutasi Non Kas

1)      Bahan / sumber data adalah Bukti Memorial.

2)      Jenis Bukti Memorial yaitu :

a)      Bukti Memorial Penerimaan dan Pengeluaran Barang Gudang.

Bukti memorial ini dibuat oleh petugas A,K & U bagian administrasi persediaan barang (KVA) atas dasar bukti penerimaan dan pengeluaran barang yang dilakukan secara harian dengan menggunakan aplikasi computer yaitu program inventory. Kemudian file memorial pada aplikasi inventory itu di transfer dengan diske, flasdisc ke aplikasi program keuangan untuk diproses lebih lanjut hingga dihasilkan neraca sisa bulanan.

b)      Bukti Memorial Ambil Alih Rekening Koran

Bukti Memorial ini dibuat oleh petugas A, K & U bagian pembukuan melalui aplikasi memorial atas dasar nota debet/kredit

c)      Bukti Memorial Koreksi-Koreksi

Dibuat oleh petugas A,K & U melalui aplikasi memorial berdasarkan bukti pendukung koreksi misalnya : LHG, bon gudang maupun Berita Acara dsb.

3)      Pendukung Bukti Memorial yaitu : LHG, Bon Gudang, Nota Debet/Kredit, Daftar pencocokan rekening koran.

4)      Posting dilakukan secara harian sesuai tanggal bukti memorial dibuat dengan menggunakan aplikasi computer. Dan hal yang perlu diperhatikan sebelum melakukan posting yaitu :

-          Tanggal dan nomor bukti memorial

-          Kebenaran nomor dan nama perkiraan

-          Kebenaran uraian transaksi

-          Jumlah mutasi (D/K)

-          Untuk meneliti kebenaran posting bukti memorial yang telah dibuku, digunakan lembar pemeriksaan bukti memorial.

2.      Rekening Koran

Rekening Koran merupakan transaksi pembebanan (nota debet) antar unit usaha, yang harus dicetak sebanyak 2 lembar untuk disampaikan kepada unit usaha terkait (asli) dan kepada Bidang Akuntansi (tindasan) dengan ketentuan sebagai berikut :

a.      Pembebanan pemakaian barang persediaan bahan/barang perlengkapan.

Rekening Koran dicetak untuk disampaikan pada unit usaha penerima/pemakai barang disertai lampiran bon gudang dan surat pengantar.

b.      Pembebanan biaya / hutang-piutang karyawan

Rekening Koran dicetak untuk disampaikan pada unit usaha yang bersangkutan disertai foto copy bukti kas/bank lengkap dengan lampiran rincian biaya.

c.       Pembebanan pemakaian bibit.

Rekening Koran dicetak untuk disampaikan kepada unit usaha penerima/pemakai bibit disertai berita acara pemakaian bibit dan surat pengantar.

3.      Kartu Buku Besar

Setelah neraca sisa bulanan selesai dibuat dan ditandatangani oleh yang berwenang, maka yang harus dilakukan adalah cetak semua akun buku besar dan dibuku/dibendel untuk disimpan/arsip sebagai data pendukung neraca sisa.

4.      Kartu / Buku Tambahan ( Ekstra Komtabel )

Kartu / Buku Tambahan (Ekstra Komtabel) yang dilakukan di PG. Assembagoes ini digunakan untuk membantu penjelasan dan sebagai croscek kartu buku besar yang meliputi : rincian piutang (perk. 13), rincian hutang (perk. 14) dan rincian hutang piutang pajak (Perk. 16).                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                  

5.      Neraca Sisa (Bulanan)

Neraca Sisa (Bulanan) adalah kumpulan dari saldo akhir bulan atas perkiraan aktiva, hutang, modal, persediaan, pendapatan dan biaya  ( perk. 0XX s/d. 8XX ). Lajur-lajur yang terdapat pada Neraca Sisa (Bulanan) adalah : nomor perkiraan dan nama perkiraan, jumlah s.d akhir tahun ybl / awal tahun ini (D/K), mutasi bulan ini (D/K), mutasi s.d bulan ini (D/K), jumlah s.d bulan ini / pada tahun ini (D/K) dan RKAP s.d bulan ini. Neraca sisa (bulanan) dikirim ke Kantor Direksi paling lambat tanggal 3 bulan berikutnya kepada Bidang Akuntansi, juga dilengkapi soft copy file kas/bank (FK), file memorial (FM) dan file neraca (NRC)

Lampiran yang disertakan sebagai penjelasan antara lain :

a.       Berita acara stock opname / posisi kas pada akhir bulan neraca.

b.      Daftar pencocokan R/K antara unit usaha dengan bank.

c.       Daftar pencocokan R/K antara unit usaha deng Kantor Direksi.

d.      Lampiran perincian hutang / piutang

e.       Daftar investasi baru s.d bulan yang bersangkutan.

f.       Daftar dropping dan pengambilan modal kerja

g.      Rincian pendapatan diluar usaha

h.      Rincian biaya diluar usaha

i.        Lampiran-lampiran lain sesuai kebutuhan.

6.      Neraca Suplesi dan Penutup

Neraca Suplesi dan Penutup ini pada dasarnya sama dengan Neraca Sisa (Bulanan), hanya pembuatannya setelah neraca sisa (bulanan) bulan Desember selesai dan disampaikan ke Kantor Direksi. Pada neraca suplesi dan penutup semua pembebanan antara unit usaha diselesaikan serta yang menjadi pendapatan dan biaya tahun ini sudah final. Neraca Suplesi dan Penutup dikirim ke Kantor Direksi paling lambat tanggal 10 Januari tahun berikutnya kepada Bidang Akuntansi, juga dilengkapi soft copy file kas/bank (FK), file memorial (FM) dan file neraca (NRC)

Sedangkan pada lampiran yang disertakan ada penambahan antara lain :

a.       Laporan hasil pasti/produksi gula dan tetes.

b.      Rincian penggantian tetes PTR disertai kuantum tetes.

c.       Perhitungan persediaan gula sisan per 31 Desember

d.      Daftar kuantum persediaan awal, produksi, penjualan dan persediaan akhir produksi.

e.       Rincian penjualan gula ritel dan rincian pemakaian gula kontrak A

f.       Rincian penjualan tetes ritel (bagi PG yang ada) dan penjualan tetes kurasan yang dibuku PG.

7.      Aktiva Tetap

Sistem administrasi dan proses perolehan aktiva tetap pada prinsipnya mengacu pada pedoman dalam kebijakan  yang telah ditetapkan oleh Direksi. Aktiva tetap yang ada di PTPN XI (PERSERO) PG Assembagoes meliputi :

a.      Aktiva Tetap Berwujud

1)      Pengakuan Aktiva Tetap Berwujud memenuhi azas manfaat minimal lebih dari 1 tahun dan memenuhi azas material dengan nilai perolehan minimal sesuai ketentuan Direksi. Sistem administrasi dan pengakuan aktiva tetap dicatat pada kartu aktiva  yang dilengkapi data/dokumen pendukung yang benar serta memuat rincian data : tahun perolehan, nomor perkiraan, nomor aktiva, nama aktiva, kwanta/jumlah dan satuan, nilai perolehan, lokasi, bukti pembelian, nilai penyusutan tahun ini dan s.d tahun ini, nilai buku.

2)      Jenis aktiva tetap berwujud (investasi baru) sbb. :

No.Perk.    Nama Perk.                         Masa Manfaat (th)      % Penyusutan

043           Bangunan Perusahaan                        20                               5

044           Mesin dan Instalasi                              8                          12,5

045           Jalan dan Jembatan                            20                               5

046           Alat Pengangkutan                              8                          12,5

047           Alat Pertanian                                      8                          12,5

048           Investasi Kantor/Rumah                      4                             25

b.      Aktiva Tetap Tak Berwujud

1)      Aktiva Tetap Tak Berwujud dibuku berdasarkan nilai perolehannya dan diamortisasi setiap tahun berdasarkan mana manfaat masing-masing aktiva. Sistem administrasi dan pengakuan aktiva tetap dicatat pada kartu aktiva  yang dilengkapi data/dokumen pendukung yang benar serta memuat rincian data : tahun perolehan, nomor perkiraan, nomor aktiva, nama aktiva, kwanta/jumlah dan satuan, nilai perolehan, lokasi, bukti pembelian, nilai penyusutan tahun ini dan s.d tahun ini, nilai buku.

2)      Jenis aktiva tetap berwujud (investasi baru) sbb. :

No.Perk.                         Nama Perk.

000.00                            Biaya pendirian                                         

000.30                            Penelitian dan Pengembangan                     

000.70                            Hak atas tanah (HGU/HGB)                     

c.       Mekanisme Perolehan Aktiva Tetap

1)      Permintaan Investasi baru dianggarkan dalam RKAP, sedangkan untuk realisasi pengadaannya harus dimintakan ijin dan persetujuan Direksi, dengan memuat informasi : sumber dana (RKAP), spesifikasi obyek aktiva tetap dan harga pasar, urgensi dan studi kelayakan dan permintaan dropping dana.

2)      Batasan nilai dan proses pengadaan local aktiva tetap sesuai SOP pengadaan barang / jasa.

3)      Proses administrasi pencatatan penerimaan dan pemanfaatannya harus melalui gudang (LHG) sesuai ketentuan yang berlaku.

4)      Perolehan aktiva tetap yang melalui kontrak/borongan dalam satuan unit (barang & upah dari kontraktor),  penyerahannya dilengkapi dengan berita acara.

5)      Setiap aktiva tetap yang dimanfaatkan diberi label yang ditempelkan pada phisik aktiva yang berisi informasi kode, nomor urut dan tahun perolehan sesuai ketentuan yang berlaku. Selanjutnya data tersebut dimasukkan dalam buku inventarisasi aktiva.

d.      Perbaikan, Penggantian dan Penghapusan Aktiva Tetap      

1)      Biaya perbaikan rutin yang bersifat mengembalikan ke kapasitas normal dibuku sebagai biaya eksploitasi.

2)      Biaya penggantian dan dampaknya dapat meningkatkan kapasitas, umur aktiva atau efisiensi operasional aktiva dibuku sebagai penambah nilai aktiva dan perlu dilakukan penyesuaian nilai buku, penyusutan dan umur manfaatnya sesuai ketentuan.

3)      Aktiva Tetap non produktif (aktiva bongkaran) karena alasan yang dapat dipertanggung jawabkan untuk segera diusulkan penghapusannya kepada Direksi sesuai prosedur dan ketentuan yang berlaku.

C.     SISTEM & PROSES PERGUDANGAN

1.      Gudang Bahan/Barang Perlengkapan

Gudang bahan/barang perlengkapan ini merupakan salah satu bagian perusahaan yang sangat penting, karena ditempat ini bahan/barang yang baru datang ditempatkan, disimpan dan dikeluarkan ke bagian-bagian yang membutuhkan.. Yang perlu di perhatikan adalah tata letak gudang (lay out) yaitu : Posisi tempat menerima barang, Posisi pintu pelayanan bon bahan / barang dan Posisi tempat penyimpanan bahan / barang. Setelah melakukan pengamatan serta tanya jawab dengan Kepala Gudang dan Mandor Gudang,  penulis mendefinisikan gudang berdasarkan tiga fungsi pokok  yaitu :

a)      Menerima bahan/barang artinya Gudang merupakan tempat awal penerimaan bahan/barang datang sesuai dengan permintaan barang melalui PB-24 (Lokal), AU-20 (Kantor Direksi), Pinjaman PG Sesaudara dan Pengembalian dari Stasiun Pemakai.

b)      Menyimpan bahan/barang artinya Gudang juga merupakan tempat menyimpan bahan/barang yang diterima untuk kebutuhan operasional perusahaan sesuai standar operasional prosedur (SOP) yang sudah ditentukan oleh Direksi sesuai jenis, kegunaan dengan tujuan demi keamanan, memudahkan dalam pengecekan dan pengambilan bahan/barang.

c)      Mengeluarkan bahan/barang artinya Gudang berfungsi mengeluarkan bahan/barang kebutuhan pabrik kepada bagian peminta dengan bon gudang yang sudah di fiat lengkap  oleh :

·               Peminta             :  Bagian yang minta bahan/barang

·               Diketahui          :  RC Bagian yang minta bahan/barang

·               Disetujui           :  Kepala Bagian yang minta bahan/barang

·               Diberikan          :  Oleh Kepala Gudang

·               Penerima           :  Petugas bagian yang minta bahan/barang.

2.      Sistem dan Proses Administrasi Penerimaan Bahan/Barang

Sistem dan proses administrasi penerimaan bahan/barang dapat diklasifikasikan menjadi dua, yaitu :

a.      Pengadaan bahan/barang / pembelian secara kredit :

1)      Berdasarkan bukti tanda terima barang, maka dibuatkan Bukti Penerimaan Barang (BPB) rangkap 3 (tiga).

2)      Berdasarkan BPB tersebut diadakan pencatatan ke dalam kartu gudang.

3)      Kartu label barang di isi pada saat barang akan diletakkan ditempat penyimpanan.

Gambar  4

Alur Penerimaan Bahan/Barang Pembelian Secara Kredit

Sumber data : PT. Perkebunan Nusantara XI (PERSERO) PG. Assembagoes

b.      Pengadaan bahan/barang / pembelian secara tunai :

1)      Berdasarkan bukti tanda terima barang, maka dibuatkan Berita Acara

2)      Berita Acara tersebut diserahkan ke Bagian A,K & U

3)      Kemudian dibukukan

Gambar  5

Alur Penerimaan Bahan/Barang Pembelian Secara Tunai

Sumber data : PT. Perkebunan Nusantara XI (PERSERO) PG. Assembagoes

3.      Mekanisme Penyimpanan Bahan/Barang

a.       Setelah barang yang masuk dibukukan, maka hal berikutnya yang dilakukan adalah penyimpanan.

b.      Barang khusus atau yang akan digunakan untuk keperluan stasiun dikelompokkan tersendiri dan diberi label persediaan agar mudah dalam pengecekan dan pelayanan.

c.       Barang ditempatkan sesuai dengan kode barang.

Gambar  6

Alur Mekanisme Penyimpanan Bahan/Barang

Sumber data : PT. Perkebunan Nusantara XI (PERSERO) PG. Assembagoes

4.      Sistem dan Proses Administrasi Pengeluaran Bahan/Barang

a.       Petugas dari stasiun yang membutuhkan barang menyerahkan bon gudang yang sudah di fiat lengkap kepada petugas gudang.

b.      Mencatat kode indeks barang pada bon gudang dan melakukan pengecekan pada kartu gudang apakah barang yang diminta tersedia atau tidak.

c.       Petugas gudang menandatangani bon gudang dan menyerahkan barang yang dibutuhkan.

d.      Kemudian mencatat ke dalam Kartu Gudang.

e.       Mengecek kembali kode indeks barang dan jumlah sisa barang pada Kartu Gudang.

f.       Membuat Laporan Harian Gudang (LHG) yang lampiri bon gudang asli untuk diserahkan ke bagian A,K & U setelah ditandatangani oleh Kepala Gudang.

Gambar  7

Alur Mekanisme Pengeluaran Bahan/Barang

Sumber data : PT. Perkebunan Nusantara XI (PERSERO) PG. Assembagoes

5.      Dokumen-dokumen yang digunakan

Dokumen-dokumen penting yang digunakan dalam proses administrasi masuk dan keluarnya barang gudang adalah :

a.      Daftar persediaan bahan/barang untuk di pesan ( PB-24 ).

Daftar ini digunakan untuk mencatat barang yang akan dipesan karena adanya permintaan, yang kemudian daftar tersebut diserahkan ke bagian pengadaan.

b.      Surat Permintaan Penawaran Harga (Model Gula B.3-10 L (S) (AU-21)

Surat ini dibuat oleh calon pembeli yang ditujukan kepada penjual, untuk meminta daftar harga / catalog dari penjual.

c.       Daftar Penilaian Penawaran Harga (Model AU-22)

Daftar ini digunakan untuk mencatat penawaran harga dari leveransir bersama dengan tim tender dari perusahaan, untuk memilih harga yang paling murah.

d.      Surat Pesanan (SP) (AU-23)

Surat ini dibuat oleh perusahaan pada pemenang tender setelah melalui surat permintaan penawaran harga dan dicatat dalam daftar penilaian penawaran harga. Dalam surat pesanan ini disebutkan nama barang, ukuran serta harga satuan barang.

e.       Kartu Gudang (Model Gula B.3-03 (M) AU-31

Kartu gudang ini digunakan untuk mencatat semua mutasi masuk dan keluar bahan/barang gudang sehingga diketahui sisa persediaan barang yang masih ada.

f.        Bukti Penerimaan Barang (Model AU-28)

Bukti yang dibuat oleh perusahaan yang menyatakan bahwa bahan/barang yang dipesan sesuai surat pesanan telah diterima.

g.      Label Persediaan (Model Gula B.3-03)

Merupakan kartu cadangan untuk mencatat mutasi masuk dan keluar bahan/barang yang ditempelkan di barang yang bersangkutan.

h.      Bon Gudang (Model PB-30)

Bon Gudang adalah bukti pengeluaran bahan/barang gudang yang dibuat oleh bagian yang membutuhkan dengan melengkapi fiat pada kolom peminta, diketahui dan disetujui.

i.        Laporan Harian Gudang

Laporan ini merupakan mutasi barang masuk dan keluar harian yang diserahkan ke bagian A,K & U setelah ditanda tangani oleh Kepala Gudang, yang selanjutnya secara bulanan dilaporkan ke Kantor Direksi.

j.        Bon Gudang Pengembalian Barang (Model PB-30A)

Bon Gudang pengembalian barang adalah bukti yang digunakan sebagai penyerta daam pengembalian barang, sehingga bagian gudang dapat mengetahui jumlah, nama barang yang dikembalikan  serta dari  bagian mana yang mengembalikan barang.

k.      Berita Acara  (Model B.3-01)

Berita Acara ini adalah surat yang dibuat oleh bagian administrasi gudang ketika terjadi pembelian secara tunai.

l.        Surat Ijin Keluar Intern

Surat ijin ini digunakan untuk membawa barang keluar dari perusahaan dan diserahkan ke bagian keamanan.

Kepala Gudang PG. Assembagoes sebagai penanggung jawab dalam penyelenggaraan pergudangan yang meliputi penerimaan, penyimpanan dan pengeluaran barang, tidak hanya pada ruang lingkup gudang material untuk bahan/barang perlengkapan, melainkan juga untuk ruang lingkup :

1.      Penyimpanan barang bulk yang terdiri : Pupuk , Belerang , Karung, Kapur Pabrikasi. Selain penerimaan karung, harus diperhatikan antara lain :

a.       Penerimaan barang berdasarkan SP, Kontrak dan Surat Pengantar. Dan sebelum diterima dikoordinasikan dengan bagian Litbang untuk pupuk dan Pabrikasi untuk belerang dan kapur.

b.      Setiap penerimaan harus diambil contoh untuk dianalisa di P3GI

c.       Untuk ceking berat harus ditimbang

d.      Khusus penimbunan kapur dilaksanakan diruang yang tertutup yang lokasinya berdekatan dengan stasiun pemurnian nira.

2.      Penyimpanan Bahan Bakar

a.       Penyimpanan bahan bakar berupa bensin/premium, solar dan residu harus ditempatkan terpisah dan ditimbun di dalam tangki dibawah permukaan tanah, hal ini untuk mengurangi resiko bahaya kebakaran.

b.      Dilengkapi dengan peralatan pompa dan alat pengukur yang dapat dipergunakan baik untuk penerimaan dan pengeluaran bahan bakar.

c.       Pada saat menerima bahan bakar dari transportir dilayani oleh petugas gudang yang harus didampingi oleh 2 orang yaitu : 1 orang dari teknik dan 1 orang dari keamanan, yang secara bersama-sama bertanggung jawab atas kebenaran kuantum dan kualitas bahan bakar yang diterima, sebagaimana yang disebutkan dalam DO. Dan tangki truk harus dalam keadaan tersegel.

d.      Dilakukan stock opename oleh petugas instalasi bersama bagian A,K & U setiap lima belas harian, dan hasilnya dibuatkan berita acara.

e.       Sedangkan untuk penyimpanan ampas awur , ditimbun dalam gudang semi terbuka agar ada aliran udara yang cukup, sehingga menjadi kering dan tidak lembab. Selain itu lokasinya harus diatur sedemikian rupa untuk memperkecil resiko kebakaran juga aman terhadap kemungkinan pengaruh kegiatan/situasi lingkungan sekitarnya.

3.      Penyimpanan Barang Bekas

a.       Barang bekas di dalam gudang induk ditempatkan tersendiri dan dilengkapi kartu label dengan kategori :

1)      Barang bekas terpakai misalnya : karung bekas, bantalan rel, alat-alat tanaman, drum bekas dll.

2)      Karung gula baru yang diafkir, lonjoran pipa sisa potongan dll.

3)      Barang bekas yang masih dapat dijadikan reserve misalnya : onderdil kendaraan/loko, onderdil instalasi dll.

b.      Pengeluaran barang dapat dilayani dengan bon gudang (PB-30) dan sudah diketahui Kepala Bagian sebagai penanggung jawab RC. Dan untuk barang tertentu, barang bekasnya harus kembali pada saat pengebonan.

c.       Penjualan barang bekas dilakukan sesuai aturan yang berlaku, dan hasilnya harus dilaporkan dan dibuku sebagai pendapatan diluar usaha.

4.      Gudang Hasil

Gudang hasil ini digunakan untuk menerima, menyimpan, dan mengeluarkan hasil produksi berupa gula SHS dan gula Sisan. Secara umum untuk pengamanan, kunci gembok dibuat rangkap (2 buah), yang masing-masing dipegang oleh Kepala Gudang dan Pos Keamanan (Pos Satpam).

5.      Gudang Distribusi

Gudang ini diperuntukkan melayani pengeluaran gula untuk karyawan (Gula kontrak A) dan gula bagian petani 10% (Natura 10%)

6.      Gudang Daerah

Pada prinsipnya gudang ini diperuntukkan menyimpan barang yang terkait dengan kegiatan bagian Tanaman dengan catatan bahwa :

a.       Jarak lokasi dari gudang induk/PG lebih dari 30 Km. dan sudah tersedia sarana gudang khususnya bagi PG yang memiliki afdeling.

b.      Barang yang disimpan berupa pupuk, insektisida dan fungisida dll.

c.       Untuk permintaan pupuk ke gudang induk harus disertai dengan pengembalian karung bekas pupuk yang telah diambil sebelumnya & terstempel perusahaan.

d.      Administrasi untuk pupuk dan karung bekas dibuat secara ekstra komtabel oleh masing-masing SKW dengan panduan bagian A,K & U.

e.       Secara priodik (bulanan) dilakukan stock opename oleh Bagian Tanaman bersama Bagian A,K & U bersifat independen.

D.    SISTEM PENGADAAN BARANG/JASA

1.      Perencanaan

a.      Barang-barang Investasi dan Rehabilitasi

1)      Pada saat bulan Maret/April tahun ini menentukan :

a)      Rencana investasi dan rehabilitasi yang pasti dilaksanakan untuk keperluan giling tahun yang akan datang berdasarkan kondisi nyata yang diketahui (Urgensi I)

b)      Rencana  investasi dan rehabilitasi yang belum pasti / merupakan harapan untuk dilaksanakan untuk keperluan giling tahun yang akan datang (Urgensi II).

c)      Daftar rencana investasi dan rehabilitasi yang termasuk urgensi I dimasukkan dalam konsep RKAP investasi dalam urgensi I , sedang yang termasuk urgensi II dimasukkan dalam konsep RKAP investasi dalam urgensi II.

2)      Pada bulan Mei/Juni tahun ini melakukan :

a)      Barang investasi yang termasuk urgensi I dan harus diimpor diajukan pegadaannya ke Kantor Direksi seperti : Pipa Seamless, Poros Gilingan, Rantai impor dll. Pengajuan ini disampaikan 6 (enam) bulan sebelum jadual penerimaan barang yang dikehendaki.

b)      Bersama-sama penyusunan angka dasar produksi RKAP tahun yang akan datang, rincian investasi yang telah disusun dalam konsep awal dijadikan konsep RKAP investasi.

c)      Dalam konsep RKAP investasi tersebut agar dicantumkan barang, pekerjaan mana yang akan dipesan melalui Kantor Direksi maupun PG. Dan ini hendaknya dibahas dengan cermat sehingga diperoleh kesepakatan dan dapat digunakan dasar dalam pelaksanaan.

b.      Kebutuhan barang dan bahan operasional / eksploitasi

1)      Perencanaan kebutuhan barang dan bahan ini disusun dengan memperhatikan angka dasar produksi dan investasi.

2)      Dari angka dasar produksi yang disusun secara garis besar diketahui rencana kenaikan atau penurunan produksi terhadap tahun berjalan (tahun ini). Sehingga dapat diperkirakan nilai yang dapat dianggarkan untuk pengadaan barang / jasa pemborongan dan jasa lainnya.

3)      Atas dasar data realisasi pengadaan barang/jasa tahun ini atau daftar harga untuk menyusun RKAP, maka taksiran jumlah biaya eksploitasi tersebut dapat dijabarkan dalam daftar kebutuhan barang yang diperlukan

4)      Seluruh kebutuhan barang dalam RKAP, selanjutnya dihimpun dalam Daftar Rencana Pesanan Tahunan (RPT) yang memuat seluruh kebutuhan satu tahun anggaran setelah dikurangi dengan persediaan yang ada.

5)      RPT ini sebagai pengendali terhadap kebutuhan pengadaan barang dan jasa untuk satu tahun anggaran.

6)      Dalam RPT juga sudah dipisahkan mana yang diadakan melalui Kantor Direksi dan yang dilaksanakan oleh unit usaha, oleh karenanya RPT harus segera dibuat setelah pembahasan RKAP disetujui.

c.       Pengadaan jasa (L) operasional / eksploitasi

1)      Kebutuhan untuk pengadaan jasa (L) operasional/eksploitasi dalam RKAP ditandai dengan huruf L (lain-lain) dan diproyeksikan dalan RPT.

2)      Pada bulan Juli-Agustus tahun ini hendaknya kebutuhan bahan dasar terhadap obyek-obyek pekerjaan yang akan dilakukan sendiri seperti plat-plat besi dll yang akan dikerjakan untuk giling yang akan datang dapat disediakan tepat pada waktunya, sehingga fungsi besali dapat dioptimalkan.

2.      Prosedur Administrasi

a.       Masing-masing Kepala Bagian Unit Usaha mengajukan permintaan barang pada form PB-24 sebagai berikut :

1)      Masing-masing RC bagian sebagai pembuat PB-24 ini mengisi kolom “Kebutuhan” dengan jumlah yang dibutuhkan serta menandatangani kolom dibuat oleh. Kemudian ditanda tangani oleh Kepala Bagian yang bersangkutan pada kolom disetujui oleh.

2)      Form PB-24 ini dikirim ke gudang untuk diisi oleh Kepala Gudang pada kolom “Persediaan“. Dan selanjutnya dikirim ke bagian A.K & U untuk diketahui oleh Kepala A, K & U.

3)      Bagian A,K & U membuat kompilasi PB-24 setelah meneliti RPT-nya dan kompilasi tersebut dijadikan dasar untuk penyusunan : daftar permintaan bahan/barang yang pengadaannya dilakukan oleh Kantor Direksi (AU-20). Serta untuk lampiran Permintaan Modal Kerja (PMK) untuk bahan/barang yang akan dibeli setempat oleh unit dengan mencantumkan referensi RPT-nya.

b.      Berdasarkan persetujuan Pimpinan Unit Usaha dilakukan Permintaan Penawaran Harga (PPH) kepada minimal 3 rekanan yang dinilai mampu dan layak memenuhi pengadaan barang tersebut oleh Bagian Pengadaan Unit. Apabila peserta yang menyampaikan lebih dari satu rekanan, pada saat pembukaan sampul PPH mengundang minimal satu rekanan sebagai saksi.

c.       Khusus pengadaan jasa berupa pekerjaan yang bersifat teknis sebelum pembukaa PPH perlu dilakukan aanwijzing (penjelasan tentang pekerjaan) dan dibuatkan berita acara.

d.      Hasil PPH yang sudah di tanda tangani oleh Tim Tender di buatkan evaluasi menetapkan pemenang tender. Tim Tender dibentuk dan ditetapkan berdasarkan Surat Keputusan Pimpinan Unit Usaha.

e.       Berdasarkan referensi harga yang ada dilakukan negosiasi harga pada pemenang tender  yang selanjutnya dibuatkan berita acara hasil negosiasi.

f.       Dari hasil evaluasi dan negosiasi, Tim Tender menyampaikan usulan pemenang tender untuk mendapatkan persetujuan Pimpinan Unit Usaha.

g.      Atas dasar evaluasi dan negosiasi yang telah disetujui oleh Pimpinan Unit Usaha, dibuatkan Surat Pesanan (SP) kepada pemenang tender.

h.      Dalam SP harus memuat :

1)      Jumlah barang dan spesifikasi teknis barang yang dipesan secara jelas dan lengkap.

2)      Diketahui dan diparaf Kepala Bagian Terkait dan Kepala A,K & U untuk selanjutnya ditanda tangani Pimpinan Unit Usaha.

3)      Batas waktu penyerahan pesanan barang sejak diterimanya SP Rekanan yang tercatat dalam agenda.

4)      Dilengkapi kode huruf I untuk barang investasi dan kode huruf E untuk barang eksploitasi

3.      Metoda dan Batasan umum

a.      Pembelian tunai / penunjukan langsung sbb. :

1)      Prosedur pengadaan secara tunai tetap melalui permintaan dari kepala bagian terkait selaku bagian yang membutuhkan. Dan proses administrasi pencatatan penerimaan dan pengeluaran harus melalui gudang (LHG).

2)      Yang bukan keagenan, nilai kewenangan pengadaan ditetapkan maksimum sebesar Rp. 10 juta. Dilakukan hanya untuk mengatasi hal-hal yang mendesak dengan cara just in time (JIT), yaitu membeli dalam jumlah sedikit sehingga persediaan diupayakan selalu NOL.

3)      Dilaksanakan dengan perencanaan dan perhitungan yang matang, sehingga tidak mengakibatkan terjadinya penumpukan persediaan di gudang.

4)      Kebijakan secara lebih rinci mengenai barang-barang yang dapat dibeli secara tunai ditetapkan oleh Pimpinan Unit Usaha.

5)      Pelaksanaan dilakukan oleh urusan pengadaan didampingi petugas bagian terkait yang meminta barang.

6)      Melakukan check price minimal 3 toko / rekanan sebagai referensi guna menilai kewajaran harga.

b.      Pemilihan Langsung

1)      Nilai kewenangannya Rp. 10 juta sampai dengan Rp. 50 juta dengan syarat :

2)      Bukan pengadaan bersifat bulk (karung, pupuk, insektisida, bahan/barang dari gelas dan blek), impor, keagenan.

3)      Sebatas kebutuhan / tidak ditujukan untuk tujuan spekulatif.

4)      Mengikut sertakan miminal 3 rekanan setempat/sekitarnya dan dengan harga wajar.

5)      Sebelum pembukaan PPH (permintaan penawaran harga) , khusus pengadaan jasa / pekerjaan yang bersifat teknis dilakukan aanwijzing (penjelasan tentang teknis pekerjaan ) dan dibuatkan berita acara.

6)      Dari hasil negosiasi harga dibuatkan berita acara dan ditandatangani oleh Tim Tender  yang berfungsi selaku negosiator di unit usaha.

7)      Dibuatkan surat pesanan (SP) / surat perintah kerja (SPK) / surat perjanjian/kontrak sesuai ketentuan.

c.       Pekerjaan Swakelola

1)      Biaya/harganya lebih murah dengan mutu lebih bak bila dibandingkan apabila dikerjakan oleh pihak ketiga (PPH untuk pembanding).

2)      Perencanaan diajukan secara terprogram melalui RKAP dan PMK dan tetap dimintakan persetujuan dari Direksi.

d.      Pelelangan Terbatas.

1)      Nilai kewenangannya diatas Rp. 50 juta sampai dengan Rp. 100 juta dan harus mendapatkan persetujuan dari Direksi.

2)      Pelaksanaan pelelangan dilakukan oleh Panitia Pelelangan yang ditetapkan berdasarkan SK Administratur / Pimpinan Unit Usaha.

E.     SISTEM  HAK (HUBUNGAN ANTAR KARYAWAN) DAN UMUM

1.      Pendahuluan

Sistem Hubungan Antar Karyawan (HAK) yang dilaksananakan di PG. Assembagoes telah mengacu pada sistem HIP (Hubungan Industrial Pancasila) yaitu suatu sistem hubungan yang terbentuk antara pelaku dalam proses produksi barang dan atau jasa yang terdiri dari unsur pengusaha, pekerja/buruh dan pemerintah yang didasarkan pada nilai-nilai Pancasila dan Undang-Undang Dasar Negara Republik Indonesia tahun 1945. Adapun masing-masing fungsi para pelaku dalam hubungan industrial ini sebagai berikut :

a.       Fungsi Pemerintah

1)      menetapkan kebijakan

2)      memberikan pelayanan

3)      melaksanakan pengawasan

4)      melakukan penindakan terhadap pelanggaran peraturan perundang-undangan ketenagakerjaan

b.      Fungsi Pekerja/buruh dan Serikat Pekerja/buruh

1)      menjalankan pekerjaan sesuai dengan kewajibannya

2)      menjaga ketertiban demi kelangsungan produksi

3)      menyalurkan aspirasi secara demokratis

4)      mengembangkan ketrampilan dan keahliannya

5)      memajukan perusahaan

6)      memperjuangkan kesejahteraan anggota beserta keluarganya

c.       Fungsi Pengusaha dan organisasi pengusaha

1)      menciptakan kemitraan dan mengembangkan usaha

2)      memperluas lapangan kerja

3)      memberikan kesejahteraan pekerja/buruh secara terbuka, demokratis dan berkeadilan.

(Sumber : Silabus Mata Kuliah Industrial Relations Politeknik LPP Yogyakarta dengan Dosen : Hastha Dewa Putranta ,ST, MM)

2.      Formasi Karyawan

Formasi karyawan PG. Assembagoes sesuai laporan GAR bulan Oktober 2008 sebagai berikut :

a.       Dalam Masa Giling (DMG) :

1)      Karyawan Pimpinan (Gol.IIIA-IVD)                   =            31   orang

2)      Honorarium / Kakam                                            =              1   orang

3)      Karyawan Pelaksana (Gol.IA-IID)                       =          362   orang

4)      Karyawan Musiman (Ex.Kampanye)                    =          404   orang

5)      Karyawan PKWT                                                 =            87   orang

6)      Karyawan PKWT 12 bulan                                   =              1   orang

7)      Tenaga Borongan (KKB)                                      =          135   orang

8)      Harian Lepas                                                         =          149   orang

Jumlah karyawan DMG                                        =       1.170   orang

b.      Luar Masa Giling (LMG) :

1)      Karyawan Pimpinan (Gol.IIIA-IVD)                   =            31   orang

2)      Honorarium / Kakam                                            =              1   orang

3)      Karyawan Pelaksana (Gol.IA-IID)                       =          362   orang

4)      Karyawan PKWT 12 bulan                                   =              1   orang

Jumlah karyawan DMG                                        =          395   orang

3.      Proses Penerimaan Karyawan

a.       Proses penerimaan untuk calon karyawan pimpinan segala administrasinya ditangani oleh Bagin SDM Kantor Direksi.

b.      Karyawan Bulanan Tetap

1)      Unit Usaha mengajukan permohonan ke Kantor Direksi disertai standar dan formasi ideal.

2)      Memenuhi syarat umum / peratuan Direksi yang berlaku dan lulus seleksi.

3)      Yang lulus dibuatkan Surat Ketetapan dengan masa percobaan selama 3 bulan dan setelah 3 bulan dibuat Pengangkatan karyawan tetap.

c.       Karyawan Musiman

Pada prinsipnya sama dengan karyawan bulanan tetap hanya setelah dinyatakan lulus seleksi, kemudian dibuatkan Surat Perjanjian Kerja secara perorangan yang sudah disiapkan oleh perusahaan, serta tanpa masa percobaan.

d.      Karyawan PKWT, Tenaga Borongan dan Harian lepas.

Karyawan ini direkrut dari daerah sekitar dan segala administrasinya ditangani oleh PG. Assembagoes dengan berpedoman pada RKAP

4.      Sistem Penggajian

Sistem adminitrasi penggajian di PG Assembagoes untuk Karyawan Pimpinan, Karyawan Bulanan Tetap dan Karyawan Musiman (ex.Kampanye) sudah menggunakan aplikasi gaji. Untuk menghasilkan daftar gaji /upah sebagai dasar pembayaran gaji/upah, maka langkah awal menginput data absensi karyawan untuk penghitungan lembur serta potongan-potongan yang sudah memperoleh ijin dari Pimpinan Unit Usaha.

Sedangkan untuk karyawan PKWT, Tenaga Borongan dan Harian lepas sistem adminitrasi penggajian masih manual. Adapun mekanisme penggajiannya sebagai berikut :

a.       Pembuatan daftar gaji/upah

b.      Pembuatan bukti kas masuk dan bukti kas keluar & Pengecekan oleh RC. SDM

c.       Anfra kebutuhan uang untuk gaji

d.      Daftar gaji/upah beserta bukti kas masuk dan keluar di fiatkan ke bagian masing-masing. Dilanjutkan ke RC Keuangan,  Kepala Bagian A,K & U  hingga Pimpinan Unit Usaha / Administratur.

e.       Pengambilan uang di kasir setelah melalui penghitungn kembali.

f.       Pembayaran kepada karyawan bersangkutan dengan tandatangan penerima gaji/upah pada daftar gaji/upah

g.      Daftar gaji asli sebagai lampiran bukti kas keluar sedangkan salinan sebagai arsip dibagian SDM.

Selain penggajian kepada karyawan, tugas lain yang harus diselesaikan secara berkala (bulanan dan tahunan) yaitu :

1)      Laporan GAR yang memuat informasi :

a)      Formasi karyawan PG Assembagoes sesuai klasifikasi, bagian, usia, pendidikan, golongan dsb. Serta jumlah karyawan yang akan pensiun untuk tahun 2008-2013

b)      Rekap gaji dan potongan per nomor perkiraaan serta biaya sumber daya manusia dan umum.

2)      Laporan Iuran Pensiun dan Jamsostek yang dikirim ke Dapenbun dan Kantor Direksi.

3)      Membuat surat-surat keluar yang berkaitan dengan sangksi dan pemberhentian terhadap karyawan.

4)      Membuat surat kenaikan golongan dan kenaikan berkala serta membuat surat mutasi karyawan antar Unit Usaha atas persetujuan Direksi.

5)      Membuat surat  perjanjian kontrak kerja untuk karyawan musiman (ex.Kampanye), PKWT, KKB (Borongan) dan Tenaga Harian Lepas.

6)      Menyusun dan menperhitungan PPh Pasal 21 masing-masing karyawan ke dalam form 1721-A1

7)      Laporan penilaian terhadap kinerja karyawan

F.     SISTEM  ADMINISTRASI  HASIL

1.      Administrasi Gula

Buku Persediaan Gula terdiri dari :

a.       Administrasi Mutasi Pemasukan :

1)      Pada musim giling setiap hari (jam 06.00 WIB) bagian A, K & U menerima hasil produksi gula yang dilengkapi Berita Acara perhitungan produksi gula harian yang ditanda tangani oleh Petugas Pabrikasi, Petugas A, K & U dan Petugas Keamanan.

2)      PB 33 laporan produksi gula dan tetes  (Bagian Pabrikasi)

b.      Administrasi Mutasi Pengeluaran :

1)      SPPB ( diterbitkan KD )

SPPB/DO ini merupakan Surat Perintah Penyerahan Barang dari Direksi kepada Administratur untuk menyerahkan gula kepada pembeli sebanyak yang tertera dalam SPPB/DO. Surat ini dibuat rangkap tiga. Lembar asli diserahkan ke PG tempat pengambilan, satu lembar tindasan untuk pembeli dan 1 lembar lagi untuk arsip. SPPB/DO ini memiliki masa berlaku yang dicantumkan dalam surat tsb.

2)      PB 36  (Surat Pengantar Pengeluaran Gula )

PB 36 ini dibuat oleh bagian TU Hasil yang ditujukan ke Kepala Pabrikasi untuk mengeluarkan gula sesuai SPPB/DO. Dalam PB 36 ini terdapat rincian dari setiap pengambilan sehingga diketahui sisa yang belum diambil. PB 36 ini ditandatangani oleh Petugas Bagian A, K & U sebagai pembuat dan disetujui oleh Kepala A, K & U.

3)      Bukti penyerahan gula.

Bukti penyerahan gula ini merupakan Berita Acara penyerahan gula produksi yang dihasilkan selama 24 jam yang dilakukan setiap jam 06.00 WIB oleh Chemiker jaga kepada Kepala Gudang

4)      Gula dikeluarkan sesuai situasi dan kondisi stapel.

5)      Surat Ijin Angkut (SIA) :

a)      Pelaporan PB 34  (laporan harian gula)

b)      Buku keamanan pengeluaran gula.

c.       Pola penjualan gula :

1)      Dijual PTP (milik PG + Milik PTR)

2)      Kontrak A karyawan (PB 40)

Merupakan permohonan kepada Direktur Keuangan untuk penjualan gula untuk pemakaian sendiri, sumbangan, karyawan dan lain-lain

3)      Natura 10 % PTR

d.      Pola kepemilikan :

1)      Milik sendiri terdiri dari : ex. TS = 100 % dan bagi hasil ex. PTR sebesar 34% dari jumlah total gula PTR.

2)      Milik PTR dengan ketentuan : untuk rendemen dibawah 6,00 bagian PTR 66 % , selebihnya sebesar 70 %.

e.       Stock opename fisik dilakukan secara bulanan oleh Tim Bagian A,K & U dan Bagian Pengolahan.

f.       Periode penyelesaian perhitungan gula bagi hasil milik PTR di PG Assembagoes periode mingguan.

2.      Administrasi Tetes

Buku Persediaan Tetes terdiri dari :

a.       Administrasi Mutasi Pemasukan :

1)      PB 33 Laporan Produksi Gula dan Tetes (Bagian Pabrikasi)

2)      Berita Acara perhitungan produksi tetes periodik (harian/dua mingguan)

Berita acara beserta lampirannya setiap dua mingguan ini dikirim ke KD Urusan Komersial

3)      Laporan mingguan, dua mingguan dan bulanan (PB 35)

Laporan ini dibuat oleh Petugas Bagian A, K & U dan diperiksa oleh Kepala A, K & U serta disetujui Oleh Administratur. Laporan ini melaporkan produksi, stock opname, pengeluaran tetes s/d. yang lalu , minggu ini dan s/d. minggu ini. Sehingga diketahui persediaan minggu ini. Laporan ini ditujukan ke KD bagian penjualan dan analisa pasar serta dilampiri realisasi pengeluaran minggu lalu minggu ini dan s/d. minggu ini.

b.      Administrasi Mutasi Pengeluaran :

1)      SPPB Tetes ( ex. SPPB KD + ex. SPPB KPB )

2)      PB 36  Surat Pengantar Pengeluaran Tetes (Bon Pengeluaran)

3)      Bukti penyerahan Tetes (PB-48).

4)      Buku keamanan pengeluaran tetes

5)      Berita Acara penyerahan tetes.

Berita acara ini merupakan bukti bahwa Pihak I dalam hal ini Pimpinan Unit Usaha (PG) telah menyerahkan tetes sesuai bukti penimbangan tetes pada Pihak II dalam ini Pimpinan Transportir. Salinan beserta lampiran berita acara ini dikirimkan Pihak II dengan tembusan Direksi dan Pembeli / KPB

6)      Bukti / daftar penimbangan tetes.

c.       Pola penjualan tetes :

1)      Dijual PTP (milik PG + Milik PTR)

2)      Dijual KPB (Kantor Pemasaran Bersama)

3)      Retail setelah mendapat persetujuan Kantor Direksi.

d.      Prosedur penjualan tetes secara Retail :

1)      Pimpinan Unit Usaha mengajukan permohonan ijin penjualan retail ke KD dengan harga Rp. 700.000,-/ton

2)      Pembeli mengajukan proposal pada Pimpinan Unit Usaha. Jika disetujui maka dilaksanakan penjualan.

3)      Setelah pengisian tetes harus dilakukan penimbangan untuk mengetahui jumlah kuanta yang dibeli.

4)      Atas dasar struk dari timbangan, dibuatkan bukti kas masuk disertai kwitansi dengan stempel perusahaan. Setoran dari penjualan tetes harus ditambah PPn 10% dari nilai penjualan.

5)      Bukti kas masuk dibuku pada lawan perkiraan 082.40 (Direksi) untuk penjualan tetesnya dan perk. 163.10 (PPn Keluaran Tahun ini ) untuk PPn 10%

e.       Stock opename fisik dilakukan setiap 2 (dua) mingguan sebelum pukul 08.00 WIB oleh Tim Bagian A,K & U dan  Bagian Pengolahan.

G.    SISTEM  ADMINISTRASI  PAJAK

Administrasi pajak di PG Assembagoes dibawah supervisi RC. Keuangan dalam melaksanakan fungsi pemungutan, penyetoran dan pelaporan perpajakan baik ke KPP maupun ke Kantor Direksi. Administrasi pajak yang dilaksanakan telah mengikuti sesuai SOP Kantor Direksi dan meliputi :

1.      Pajak Bumi dan Bangunan (PBB)

Merupakan pajak yang dikenakan atas pemilikan hak/penguasaan atau pemanfaatan atas bumi dan bangunan.

2.      Pajak Penghasilan Pasal 21

Pajak yang dikenakan terhadap Orang Pribadi yang menerima/ memperoleh penghasilan sehubungan dengan pekerjaan, jabatan, jasa, dan kegiatan dari pemotong pajak. 

3.      Pajak Penghasilan Pasal 22

Merupakan pajak yang dipungut / dipotong dari :

·         Kegiatan impor barang

·         Pembelian barang yang dibiayai dengan APBN/APBD

·         Atas penjualan hasil produksi atau penyerahan barang untuk badan usaha yang bergerak di bidang industri semen, industri rokok, industri kertas, industri baja dan industri otomotif; untuk Pertamina dan badan usaha selain Pertamina yang bergerak dibidang bahan bakar minyak jenis premix dan gas, untuk Badan Urusan Logistik atas penyerahan gula pasir dan tepung terigu kepada para penyalur dan/ atau agennya.

4.      Pajak Penghasilan Pasal 23

Wajib Pajak Orang Pribadi, Badan, Penyelengara Kegaiatan, Bentuk Usaha Tetap serta Wajib Pajak Badan Dalam Negeri lainnya. Adapun Obyek PPh Pasal 23 merupakan Penghasilan yg berasal dari :

·         Hadiah dan Penghargaan

·         Pembayaran sehubungan dengan pelaksanaan suatu kegiatan selain yang telah dipotong PPh Pasal 21.

·         Sewa dan penghasilan lain sehubungan dengan penggunaan harta.

5.      Pajak Penghasilan Pasal 26

Merupakan pajak Orang pribadi atau badan yang tidak bertempat tinggal (kurang 183 hari dlm 1 tahun) atau berkedudukan di Indonesia. Sedangkan Obyek PPh Pasal 26 :

·         Hadiah dan penghargaan

·         Sewa dan penghasilan lain sehubungan dengan penggunaan harta

·         Imbalan sehubungan dengan jsaa teknik, jasa manajemen dan jasa lainnya

·         Pensiun dan pembayaran berkala lainnya

·         Pembayaran premi asuransi dan premi reasuransi lainnya baik secara langsung maupun tidak langsung yang dibayarkan kepada Wajib Pajak luar Negeri selain BUT.

6.      Pajak Pertambahan Nilai (PPN)

PPN adalah pajak yang dipungut atas Penyerahan Barang Kena Pajak dan atau Jasa Kena Pajak di dalam negeri

(Sumber data : Bahan Kuliah Perpajakan II  Dosen : Achmad Tjahjono)

H.    ASURANSI

Jenis asuransi yang dianut di PG. Assembagoes yaitu :

1.   Asuransi Personal Accident (PA) Plus.

2.   Asuransi Cash In Transit (CIT) dan Cash In Save (CIS)

3.   Asuransi Kendaraan Bermotor

4.   Asuransi Kebakaran untuk Gedung

5.   Asuransi Stock Gula yang disebabkan oleh api maupun bencana alam

6.   Asuransi Ampas yang disebabkan oleh api maupun bencana alam.

II.    BIDANG  TANAMAN

Sebagai penyedia bahan baku bagian tanaman merupakan ujung tombak bagi kehidupan Pabrik Gula Assembagoes. Bagian tanaman juga merupakan bagian yang sangat vital yang  harus diprioritaskan untuk ditangani dan diawasi  secara inensif. Semua itu dikarenakan biaya terbesar yang dikeluarkan oleh Pabrik Gula ( PG ) adalah biaya di bagian tanaman yaitu biaya garap kebun yang kapasitasnya mencapai kurang lebih 70%. Oleh sebab administrasi tanaman sangat diperlukan ( penting sekali ) dalam struktur pelaporan di PT Perkebunan Nusantara XI ( Persero ) Pabrik Gula Assembagoes.

Sebagian besar bentuk administrasi atau laporan yang ada di unit Pabrik Gula Assembagoes merupakan formulir atau berupa blangko. Sehingga dibutuhkan sistem administrasi dan proses bisnis yang mampu memberikan kontribusi dalam mencapai sasaran akan kebutuhan bahan baku yang sudah ditetapkan dalam RKAP. Sistem dan proses yang dilaksanakan dibawah pengendalian seorang Kepala Tanaman (CA) yang dibantu oleh 3 (tiga) Kepala Tanaman Rayon (SKK) dan 1 (satu) Kepala Litbang Tanaman yakni :

1.      1 SKK HGU (TS) yang merangkap sebagai Korteb dan dibantu 2 SK HGU

2.      1 SKK TR dengan dibantu 4 SK TR.

3.      1 SKK Benculuk (HGU) dan dibantu 3 SK HGU.

4.      1 Kepala Litbang Tanaman.

Masing-masing personalia pokok diatas tentunya memiliki beberapa mandor, kometir dan juru tulis. Semua mempunyai tugas, fungsi dan wewenang masing-masing dalam penyediaan bahan baku tebu hingga pelaksanaan tebang dan angkut tebu.

Sistem administrasi dan proses bisnis di bagian tanaman PG Pandjie meliputi :

A.    Pembibitan

Bibit yang bermutu merupakan salah satu komponen yang penting dalam upaya mendapatkan hasil panen yang baik. Bibit yang baik mutunya dapat diperoleh dari kebun bibit yang memenuhi persyaratan antara lain lahan yang subur, beririgasi dan tanaman tumbuh normal, serta kemurnian varietas dan kesehatannya selalu terjaga.

Untuk diketahui bahwa sesuai RKAP tahun 2008 PG. Assembagoes untuk jenjang pembibitan luas lahan tanaman kebun bibit (Hektar) Sebagai berikut :

KATEGORI	07/08	08/09	09/10	10/11	11/12	JUMLAH
1. KBP (19X.50)
- HGU Tegal	1.4	2.0	2.0	2.0	2.0	9.4
- IPL Sawah	-	-	-	-	-	-
2. KBN (19X.60)
- HGU Tegal	4.3	3.4	4.5	4.5	4.5	21.2
- IPL Sawah	-	-	-	-	-	-
3. KBI (19X.70)
- HGU Tegal	8.3	15.3	10.0	10.0	-	43.6
- IPL Sawah	6.2	4.7	10.0	10.0	-	30.9
4. KBD (19X.80)
- HGU Tegal	60.6	60.0	20.0	20.0	-	160.6
- IPL Sawah	20.4	50.0	100.0	100.0	-	270.4
	101.2	135.4	146.5	146.5	6.5	536.1

Selain itu di PG. Assembagoes juga terdapat penelitian dan pengembangan bibit melalui kultur jaringan dan biayanya dibebankan pada perk 512.92 (Biaya Penelitian dan Pengembangan).

PG. Assembagoes memiliki sendiri untuk pengadaan kebun bibit pokok (KBP) yang sudah tersertifikasi oleh P3GI , sedangkan untuk KBN, KBI, KBD tersertifikasi oleh BP2MB.

Untuk menentukan bulan tanam serta menentukan kebutuhan bibit, sesuai SOP Bagian Tanaman PTPN XI (Persero) Tahun 2008 sebagai berikut :

Kategori	Bulan Tanam Sawah	Bulan Tanam Tegal	Masa Tanam	Pergandaan
TG KBD KBI KBN KBP	5 – 8 11 – 1 4 – 6 9 – 11 2 – 3	10 – 11 3 – 4 8 – 9 1 – 2 6 – 7	9 bln 8 bln 7 bln 6 bln 6 bln	1 : 8 1 : 8 1 : 6 1 : 6

Sedangkan untuk penentukan varietas bibit : Bibit masak awal 40 %, Bibit masak tengah 30 %  dan Bibit masak akhir 30 %. Penentuan ini disesuaikan dengan hasil Orientasi Varietas (ORVAR) dan disesuaikan dengan rencana tebang.

Di PG. Assembagoes karena memiliki HGU yang cukup luas sehingga untuk pengadaan tebu giling tidak dilakukan sewa lahan. Pengadaan lahan (IPL) hanya untuk kebun bibit.

1.      Mekanisme pengadaan bibit

a.       Penawaran harga bibit dengan mengajukan surat penawaran harga.

b.      Melakukan penunjukan langsung terhadap pemasok bibit dengan pertimbangan harga sesuai harga pasar dan mutu bibit baik.

c.       Melakukan peninjauan lapangan dengan dibuatkan Berita Acara Peninjauan Lapang tentang : umur bibit 6-7 bulan, bersertifkat, benih bina dan jumlah bibit tersedia.

d.      Pembuatan surat perjanjian pembelian bibit dengan isi : varietas, jumlah bibit, harga bibit, mutu bibit, waktu pengiriman dan pembayaran.

e.       Pengiriman dan penerimaan bibit.

1)      Saat pengiriman disertai surat jalan / SPPB (surat pengantar pembelian bibit)

2)      Saat diterima dibuatkan tanda terima & sudah melalui penimbagan di PG.

f.       Kemudian dilakukan penanaman dengan ketentuan kebutuhan bibit tertanam 60-70 kui/ha. Dan jika melebihi standar agar dibuatkan berita acara.

g.      Proses pembayaran sesuai dengan SPPB dan dibebankan pada pos perkiraan biaya dibayar dimuka  (192.40 (KBPU), 192.50 (KBP), 192.60 (KBN), 192.70 (KBI), 192.80 (KBD).

2.      Proses Pengadaan Areal  Kebun Bibit (IPL)

Alur pengajuan pengadaan lahan IPL ( Imbalan Penggunaan Lahan ) untuk Kebun Bibit adalah :

a.       Pengajuan Lahan yang diajukan petani pemilik lahan ke Administratur yang diketahui Kepala Desa dan Camat setempat dengan dicantumkan daftar nominatif berisi luas lahan dan nama-nama petani pemilik lahan, permintaan harga IPL/Ha, gambar  dan lokasi kebun diajukan ke PG melalui petugas bagian tanaman wilayah tersebut

b.      Survey Lahan oleh Tim Tanaman untuk memeriksa kelayakan lahan dengan memperhatikan topografi, kesuburan tanah, prasarana jalan, pembuangan air dan lain-lain. Dari hasil survey tsb dibuatkan Berita Acara dengan isi : Potensi produksi, BEP Rugi/Laba dan Penyerahan Lahan Tarra kebun maks 2%. Dari hasil berita acara tsb diberitahukan pada petani pemilik lahan sebagai dasar perhitungan besanya penggantian nilai IPL.

c.       Bagian A,K & U menyiapkan Surat Perjanjian setelah terjadi kesepakatan harga lahan/Ha yang memuat kesepakatan antara lain, Pemanfaatan untuk   Kebun Bibit, besar nilai IPL, jangka waktu dan batas waktu penyerahan lahan

d.      Sebelum pembayaran IPL terlebih dahulu mengajukan uang muka IPL yang dilampiri :

1)      Surat pengajuan desa

2)      Berita acara Tim Survey Lahan

3)      Berita acara hasil pengukuran dan gambar hasil pengukuran

4)      BEP RugiLaba

5)      Buku daftar petani penerima

6)      Kasbon yang ditandatangani oleh : pembuat bukti, SKW, Kepala Tanaman dan Kepala A,K & U  (pada perk. 139.20 Piutang pembelian/pembayaran)

e.       Pembayaran dilaksanakan setelah Surat Perjanjian telah ditandatangani kedua belah pihak yakni PG (Adm) dan pemilik lahan, dilaksanakan oleh petugas A,K & U atas persetujuan SKW yang disaksikan oleh pejabat kecamatan dan pejabat desa. Sedangkan kwitansi pembayaran disahkan oleh Kepala Desa dan Camat.

f.       Pemutihan uang muka IPL paling lambat 14 hari setelah pencairan uang dari kas dan dilampiri : Surat perjanjian yang sudah ditandatangani oleh Camat, Kades dan Petani serta kwitansi pembayaran.

3.      Sistem Akuntansi untuk IPL

a.       Pada saat membuat Uang Muka IPL nilai rupiah yang dikeluarkan terdiri :

1)      Nilai IPL sesuai yang tertera dalam surat perjanjian

2)      BKPL (Biaya Kelancaran Penggunaan Lahan) = 5% X Nilai IPL

3)      Jumlah nilai IPL + BKPL dibuku pada pos perkiraan 139.20 (Piutang pembelian/pembayaran) => contoh : Luas  0,230 Ha  IPL/Ha = Rp. 5 Jt.

4)      Memorial asumsi contoh :

139.20 Piut.Pembel./Pembay              Rp.     1.035.000

(0.230 Ha X 5 Jt X 90%) dan

( 5% X Rp. 1.035.000 )                       Rp.          51.750

            100.00 Kas                                                            Rp.     1.086.750

b.      Pada saat pemutihan Uang Muka IPL dibuatkan bukti kas masuk sbb  :

1)      Pengembalian Nilai IPL sesuai pos perk. 139.20

2)      Setoran BKPL u/Tingkat II (Disbun Tk.II) pada Pos Perk. 149.90 (lain-lain)  =  Luas Ha X (90/100 X Nilai IPL/ha) X 25% X 5%

3)      Setoran PPh Tahun ini  => 10% X (Luas ha X IPL/ha)

4)      Memorial asumsi contoh :

100.00 Kas                                          Rp.     1.214.687

            139.20 Piut.Pembel./Pembay                                Rp.     1.086.750

            149.90 Lain-lain                                                    Rp.          12.937

            ( 0,230 ha X (90/100 X 5 jt X 25% X 5% )                                      

            167.10 PPh Tahun ini                                            Rp.        115.000

            ( 10% X (0.230 ha X Rp. 5.000.000 )                                             

c.       Juga bukti kas keluar sbb. :

1)      Pembayaran IPL untuk KBD tahun 2008/2009 pada perk. 196.803 dengan perhitungan =  Luas ha X IPL/ha

2)      Pembayaran BKPL pada perk. 196.809 dengan perhitungan =  5%  X (90/100 X IPL/ha) X Luas ha

3)      Memorial asumsi contoh :

196.803 KBD 2009/2010                   Rp.     1.150.000

( 0.230 Ha X 5 Jt )

196.809 Lain-Lain                              Rp.          51.750

( 5% X (90/100 X 5 jt) X 0.230 Ha )

                                                100.00 Kas                                                            Rp.     1.201.750

Keterangan :  untuk uang BKPL sejumlah Rp. 51.750  diperinci sebagai berikut :

·         Rp. 12.937   Dititipkan di PG u/Disbun Tk.II

·         Rp. 25.875   Di bayarkan untuk  Kepala Desa

·         Rp. 12.937   Di bayarkan untuk Camat

4.      Sistem Pengeluaran Biaya Kebun Bibit.

Sistem administrasi yang dilaksanakan untuk biaya pembibitan meliputi semua “Biaya dibayar dimuka “( Perk. 192.XX/196.XX/197.XX ) serta “Biaya Pembibitan Tahun ini” ( Perk. 511.XX ) meliputi : Imbalan penggunaan lahan, Biaya penggarapan tanah, Biaya diluar kebun, Pupuk dan bahan, Tebang bibit,  Angkut bibit dan lain-lain.

Adapun proses dari pengeluaran biaya kebun bibit sebagai berikut :

a.      Persiapan buku mandor & pengisian kelengkapan buku mandor meliputi :

Gambar kebun sementara, Biaya kebun per satuan, Rencana produksi dan laba rugi yang diketahui oleh SKW, KTR / KT.

b.      Order pekerjaan dan macam / jenis pekerjaan

Mandor menulis jumlah yang akan dikerjakan pada nomor petak kebun dengan pensil disertai  legger sementara dan harga satuan. Pada waktu  H-3. Setelah permintaan pekerjaan dan harga disetujui dan dikoreksi oleh SKW, ditindas dengan tinta maka dibuatkan bon-bonan dikebun.

c.       Persetujuan pekerjaan dan pekerjaan yang sudah direalisasikan

Setelah dilakukan pengecekan SKW dikebun H-3,  persetujuan pekerjaan dan harga ditindas dengan tinta serta diketahui KTR / KT.

Persetujuan realisasi dan order pekerjaan berikutnya di kebun oleh SKW.

d.      Robetan / rekap dan perhitungan biaya pekerjaan

Kontrol harga satuan dan legger dikerjakan juru tulis, Pembuatan kasbon dan waktu (H-(1-2)). Setelah dicek dan disetujui SKW, KTR, KT kemudian ke Bagian A,K & U, selanjutnya ke kasir.

e.       Pengeluaran dan penerimaan uang

Kasir membayarkan ke Mandor Kebun sesuai jadwal 1 minggu sekali

5.      Penjualan Bibit

Mengacu pada RKAP tahun 2008 penjualan bibit milik PG Assembagoes untuk petani maupun PG Sesaudara sudah dianggarkan. Dari hasil penjualan bibit tersebut tidak dibuku pos pendapatan, melainkan pada pos perk. Sbb :

a.       Perk. 149.90 Titipan Lain-lain (Penjualan tunai) setoran ke kas

b.      Perk. 130.80 PTR (jika dibayar pada saat DO PTR) di kolom Debet (dengan memorial)

c.       Sesuai masa tanamnya pada awal tahun berikutnya di jurnal pada perk.192.98  perk. 511.98 dengan mendebet minus. Dengan kata lain hasil penjualan tadi akan mengurangi biaya pembibitan.

B.     Tebu Giling (Perk.512.XX)

Pabrik Gula Assembagoes guna memenuhi kebutuhan untuk tebu giling (Perk. 512.XX) sesuai RKAP yang sudah ditetapkan tahun 2008 yaitu sebagai berikut  :

Kategori	Tanaman Pertama			Tanaman Keprasan
	07/08	08/09	09/10	07/08	08/09	09/10
1. TS
- HGU Tegal	423.0	420.0	400.0	877.0	880.0	900.0
2. TR
- Kemitraan :
Sawah	300.0	300.0	325.0	1,630.0	1,630.0	1,650.0
Tegal	100.0	125.0	125.0	700.0	725.0	850.0
- Mandiri dlm
Wil. Sawah	-	-	-	350.0	350.0	350.0
Wil. Tegal	-	-	-	242.0	250.0	200.0
	823.0	845.0	850.0	3,799.0	3,835.0	3,950.0
Total	4,622.0	4,680.0	4,800.0

1.      Tebu Sendiri  (TS)

Bahan baku ini diperoleh dengan tanam sendiri (TS) pada lahan HGU Asembagus dan HGU Benculuk yang  disewa pada pemerintah. Lahan ini termasuk kategori tanah tegal. Jadi di PG. Assembagoes sistem IPL untuk pengadaan tebu sendiri tidak ada hanya PBB tanaman menghasilkan dan tidak menghasilkan.

a.      Tanaman Pertama ( TST.I )

Usia dari tanaman Tebu Sewa Tegalan pertama ( TST.I ) sama dengan usia dari tanaman Tebu Sewa Sawah pertama ( TSS.I ) maupun tanaman Tebu Sewa Sawah kedua ( TSS.II atau keprasan ). Masa tanamnya berkisar antara bulan  september akhir sampai dengan oktober akhir ( 9B s/d 10B ). Tanaman ini nantinya ditebang dan kemudian digiling untuk menjadi gula.

b.      Tanaman Keprasan  ( TST.II ).

Usia tanaman ini sama dengan tanaman Tebu Sewa Tegalan pertama ( TST.I ). Masa tanam untuk tanaman Tebu Sewa Tegalan kedua ( TST.II ) adalah berkisar antara bulan oktober ( 10A s/d 10B ). Tanaman ini juga bisa disebut dengan tanaman keprasan Tegalan. Karena tanaman ini tumbuh dari hasil keprasan tanaman Tebu Sewa Tegalan pertama ( TST.I ). Tanaman ini nantinya juga ditebang untuk kemudian digiling menjadi gula.

c.       Proses Pendanaan untuk Kebun Tebu Sendiri / Kebun Bibit

1)      Proses permintaan dana untuk biaya garap diajukan dalam bentuk Permintaan Modal Kerja (PMK) 2 (bulan) sebelum bulan kebutuhan berjalan. Penyusunan kebutuhan modal kerja dikoordinasi oleh bagian A, K & U (bagian Perencanaan) untuk disampaikan ke Kantor Direksi dan paling lambat tanggal 5  bulan sebelumnya sudah diterima Kantor Direksi.

2)      Seiring dengan menunggu persetujuan turun, bagian tanaman melakukan proses administrasi dengan membuat permintaan dana biaya garap kebun baik TS maupun Kebun Bibit yang sudah selesai proses penyerahan lahan (IPL) seperti yang sudah dijelaskan diatas. Permintaan dana dituangkan dalam buku kebun/cadongan yang dibuat oleh mandor/PTRI sesuai dengan pekerjaan yang akan dikerjakan, setelah mendapat rekomendasi dari SKW dan KTR/SKK, buku kebun/cadongan diserahkan kepada juru tulis untuk proses administrasi selanjutnya. Juru tulis selanjutnya membuat rekapitulasi buku kebun dalam robetan dan membuat kasbon, setelah direkomendasi SKW, KTR/SKK, Kepala Tanaman diajukan ke Bagian AK & U untuk dimintakan dananya.

2)      Realisasi biaya garap cair setelah Bagian AK & U mendapat persetujuan PMK yang diajukan ke Kantor Direksi, untuk selanjutnya merealisasi kebutuhan dana dari Bagian Tanaman.  Pelaksanaan di Pabrik Gula Pandjie adalah satu kali dalam setiap minggunya.

3)      Pembayaran biaya garap TS dibagian AK & U dilakukan oleh kasir yang diambil oleh masing-masing jurutulis wilayah untuk diberikan kepada Mandor/PTRI yang memegang kebun tersebut.

4)      Proses administrasi berjalan demikian seterusnya sesuai dengan jenis pekerjaan kebun sampai dengan siap tebang dan sesuai dengan plafon kredit masing-masing kategori (TST I, TST II, Kebun Bibit)

d.      Sistem Pengeluaran Saprodi (Sarana Produksi)

Sistem administrasi yang dilaksanakan di PG Assembagoes untuk pengeluaran Saprodi sudah mengacu pada SOP Bagian Tanaman tahun 2008. Sistem ini diterapkan baik untuk pengeluaran Saprodi kebun pembibitan maupun kebun tebu giling. Mekanisme pengeluaran Saprodi sebagai berikut :

1)      Pengeluaran Pupuk

a)      Mandor mengajukan petak yang siap dipupuk ke SKW dan Juru Tulis membuat bon gudang dengan mengisi jumlah pupuk dan jenis sesuai kebutuhan disertai dengan buku permintaan dan pengeluaran pupuk untuk tiap tahun.

b)      Setelah bon gudang disahkan / diparaf oleh SKW, KTR/SKK, Kepala Tanaman dan Penerima. Bon gudang tsb dibawa ke gudang untuk pengambilan barangnya.

c)      Pada saat pengambilan pupuk perlu diperhatikan : alat angkut sudah tersedia, ada surat pengeluaran barang, ada petugas penjaga pupuk dan ditunggu SKW / PK, zak pupuk di cap dan dikembalikan 1 hari setelah pemupukan.

2)      Pengeluaran Herbisida

a)      Mandor mengajukan petak yang siap di herbisida ke SKW dan Juru Tulis membuat bon gudang dengan mengisi jumlah dan jenis sesuai kebutuhan.

b)      Setelah bon gudang disahkan / diparaf oleh SKW, KTR/SKK, Kepala Tanaman dan Penerima. Bon gudang tsb dibawa ke gudang untuk pengambilan barangnya.

c)      Pada saat dikeluarkan barang dalam bentuk campuran siap pakai dan dilakukan di gudang ( tidak dalam bentuk kemasan asli ). Juga membawa surat pengeluaran barang.

3)      Pengeluaran Insektisida

Proesedur untuk pengeluaran insektisida pada dasarnya sama dengan pengeluaran herbisida.

4)      Pengeluaran Zat Pemacu Kemasakan.

Proesedur untuk pengeluaran insektisida pada dasarnya sama dengan pengeluaran herbisida.

2.      Tebu Rakyat

Selain tanaman sendiri, bahan baku tebu giling dapat diperoleh dari petani tebu rakyat baik yang kemitraan maupun mandiri yang ada di dalam maupun diluar wilayah PG. Assembagoes

a.      TR  Kemitraan

Pelaksanaan untuk kebun TR Kemitraan ini adalah pihak Pabrik Gula ( PG ) menyalurkan pinjaman biaya garap dan pupuk melalui dana KKP (Kredit Ketahanan Pangan) kepada petani tebu untuk mengolah kebun tebunya. Untuk Pengembalian pinjaman yaitu dipotong pada saat pencairan DO PTR. TR Kemitraan tersebut digiling di PG sedangkan untuk pembagaian hasil produksinya  yaitu rendemen s/d.  6 adalah  34% untuk PG dan  66% untuk petani tebu. Untuk rendemen selebihnya adalah 30% untuk PG dan 70% untuk petani tebu.

b.      Tebu Rakyat Mandiri ( TRM )

Pelaksanaan untuk TRM adalah petani tebu dalam mengolah lahannya tersebut dengan biaya sendiri. TRM digiling di Pabrik Gula ( PG ). Untuk pembagian hasil produksi sama dengan TRK..

c.       Prosedur Pengajuan, Pencairan, dan Pengembalian Dana KKP

1)      Pengajuan Lahan sebagai berikut :

Petani / kelompok tani mengajukan lahan diketahui Kepala Desa / Lurah kepada PG, dilampiri :

a)      Daftar nominatif ditanda tangani petani / kelompok tani disahkan Kades/Kakel.

b)      Gambar krawangan.

Pabrik gula mengecek / menyesuaikan dengan leter C di desa dan memberi rekomendasi atas dasar luas terukur dan gambar dari GPS.

2)      Pencairan Kredit KKP sebagai berikut :

a)      Direksi memberi kuasa kepada Administratur untuk pengajuan, pencairan, penyaluran dan pengembalian kredit KKP TRK.

b)      Petani/kelompok tani dikoordinir KUD/KPTR membuat RDK dan RDKK dan persyaratan yang diperlukan untuk membuka CO di bank penyalur.

c)      Besarnya paket kredit sesuai ketentuan (Surat Peraturan Menteri Keuangan dan Menteri Pertanian) ditandatangani oleh Petani / Kelompok Tani disahkan oleh Pabrik Gula.

d)     KUD/KPTR mengajukan pencairan paket kredit ke bank penyalur sesuai tahapan kemajuan peket pekerjaan yang direkomendasi Pabrik Gula dan dilampiri Surat Kuasa dari KUD/PTR kepada PG untuk menerima / menyalurkan kredit.

e)      PG menyalurkan kredit langsung kepada Petani/Kelompok Tani sesuai tahapan kemajuan pekerjaan dalam Buku Bon Biaya Garap dan Lembar Form Kredit masing-masing petani/kelompok tani sesuai nomor petak/induk, dari dana yang diajukan setiap minggu.

f)       PG dan petani/kelompok tani membuat Perjanjian tentang Hak dan Kewajiban masing-masing pihak sesuai konsep kemitraan.

g)      Petani/Kelompok Tani menerima langsung kredit di kasir PG dengan bukti kas bon.

h)      Untuk pengamanan petugas PG, dianjurkan setiap petani/kelompok tani yang ikut program TRK menyerahkan AGUNAN yang berupa sertifikat tanah senilai ajuan besarnya kredit disertai Surat Kuasa Menjual yang disahkan Notaris/PPAT dengan bukti tanda terima.

3)      Pengembalian Paket Kredit KKP sebagai berikut :

a)      KUD/PTR membuat perhitungan pokok kredit dan bunga pinjaman disampaikan kepada PG yang ditanda tangani petani/kelompok tani dan disahkan PG.

b)      PG dan petani/kelompok tani mmebuat kesepakatan pemotongan kredit berdasarkan jumlah tebu yang telah digiling melalui SHU yang sudah cair.

c)      SHU dibayar langsung kepada petani/kelompok tani oleh PG setelah dikurangi kewajibannya.

d)     PG membuat bukti pelunasan hutang kepada bank penyalur kredit.

e)      Agunan dan bukti tanda terima (kalau ada) dikembalikan ke petani / kelompok tani.

d.      Pengajuan Areal Tebu Rakyat Mandiri (TRM) meliputi :

1.      Pendataan lahan oleh SKW dibantu kometir Wilayah dengan mendata semua kebun TRM yang ada diwilayah kerjanya. Setelah menghubungi pemilik lahan TRM, SKW  melakukan gambar kebun idan mendaftarkan di Pabrik Gula untuk mendapatkan nomor kontrak, untuk selanjutnya wilayah akan melakukan pembinaan dan bimbingan kultur teknis budidaya tanaman tebu.

2.      Setelah proses pendataan selesai dengan segala kelengkapan persyaratannya, SKW memberi rekomendasi kebenaran lahan yang didaftarkan ke PG.

3.      Setelah tebu petani selesai digiling maka pembayaran SHU TRM dilaksanakan oleh Bagian A,K & U sama halnya dengan proses TRK

e.       Proses Pendanaan Biaya Garap Tebu Rakyat  Kemitraan

1.      Proses administrasi pendanaan pencairan kredit KKP untuk TR Kemitraan hampir sama dengan Kebun TS yakni tetap menggunakan buku kebun / cadongan untuk masing-masing kebun.

2.      Perbedaan administrasinya pada TR Kemitraan adalah tidak menggunakan robetan jadi langsung dibuatkan Realisasi Pencairan Pinjaman (RPP) untuk masing-masing wilayah yang terdiri dari beberapa kebun, selanjutnya direkapitulasi RPP tersebut dan dibuatkan Surat Pelimpahan dana yang dibuat KPTR  karena pembukaan CO/rekening TR adalah KUD.

f.       Pendanaan untuk Tebu Rakyat Mandiri (TRM)

1.      Pelaksanaan pendanaan TRM di Wilayah PG Assembagoes adalah sebatas pinjaman untuk pendanaan tebang angkut saja, dimaksudkan agar sifatnya mengikat sehingga tebu tidak lari atau digiling ke pabrik gula lainnya, sedang untuk biaya garap diusahakan sendiri oleh petani TRM.

2.      Pemotongan pinjaman tebang angkut diperhitungan berdasarkan jumlah tebu yang digiling melalui SHU, dan sisanya dibayarkan langsung kepada petani.

g.      Proses Pengadaan Pupuk dari Paket KKP untuk  TRK

Pengadaan pupuk untuk TR merupakan progam dari pemerintah dalam rangka memenuhi kebutuhan pupuk untuk TR. Pupuk ini bersubsidi dan disalurkan antara distributor dengan pengecer. Sedangkan anggaran pembelian pupuk tersebut dari dana KKP.

1)      Prosedur pengadaan pupuk untuk TR sebagai berikut :

a)      Nota Kesepakatan (MOU) antara distributor dengan pengecer.

Yang bertindak distributor langsung dari PT. Petrokimia Gresik adalah KPTR (Koperasi Primer Tebu Rakyat). Sedangkan yang bertindak sebagai pengecer juga  KPTR .

b)      Surat permohonan ijin pembelian pupuk bersubsidi dengan menggunakan dana KKP kepada Administratur.

c)      Surat permohonan penyediaan gudang tempat penyimpanan pupuk dengan tidak dibebani sewa kepada Administratur.

d)     Surat Kuasa KPTR kepada Administratur untuk menerima pupuk bersubsidit, melakukan pemeriksaan kualitas pupuk, menyalurkan pupuk pada PTR serta membayar pupuk sesuai Berita Acara penerimaan pupuk dari distributor.

e)      Surat Kuasa KPTR kepada Administratur untuk menarik dana KKP untuk keperluan membayar pembelian pupuk sesuai kontrak.

f)       Surat Pernyataan dari KPTR tentang penyediaan pupuk TR, kesanggupan menggunakan pupuk secara benar dan tidak menjual pupuk tsb, jika ternyata terdapat sisa di gudang PG maka sisa tersebut diserahkan kepada Administratur untuk digunakan pada musim tebu berikutnya.

g)      Surat Perjanjian jual beli pupuk antara Distributor dengan KPTR.

2)      Prosedur pembayaran pembelian pupuk untuk TR sebagai berikut :

a)      Pada saat pengiriman pupuk dari PT.Petrokimia Gresik ke gudang PG, maka sesuai bukti penyerah terimaan pupuk dibuatkan Berita Acara Penerimaan Pupuk yang ditandatangani Kepala Gudang, Petugas Pemeriksa dalam hal ini Kepala Litbang dan Staf A,K & U dan diketahui oleh Administratur.

b)      Kemudian Koperasi Primer Tebu Rakyat (KPTR) membuat surat permohonan pembayaran pembelian pupuk kepada Administratur, dengan mengacu pada hasil negosiasi harga pupuk antara KPTR dengan pengecer, juga Berita Acara Pengiriman Pupuk kepada pengecer. Permohonan ini juga memohon untuk pelaksanaan pembayaran agar ditransfer ke rekening Ketua KPTR.

c)      Selain itu disertai Surat Kuasa dari Ketua KPTR sebagai Pihak I kepada Pengecer (KUD) sebagai Pihak II untuk mengambil tagihan pengiriman pupuk di Pabrik Gula.

d)     Atas dasar permohonan dan surat kuasa tersebut Bagian Gudang membuat Berita Acara penerimaan pupuk disertai salinan bukti penyerah terimaan pupuk dari PT. Petrokimia Gresik.

e)      Bagian Keuangan PG menarik cheq pada bank penyalur KKP atas dasar tersebut diatas yang ditandatangani Administratur.

f)       Setelah penarikan cheq tadi sesuai permohonan dari KPTR dana tadi ditransfer ke rekening Ketua KPTR.

g)      Atas dasar cheq asli dibuatkan Bukti Keluar Bank pada No. perk. 110.21 BRI/KKP  dengan lawan perkiraan 140.80 Petani Tebu Rakyat dan menyebutkan KPTR nya.

h)      Sebagai bukti bahwa pengecer (KUD) telah membayar pembelian pupuk kepada Distributor dalam hal ini KPTR, maka dibuatkan kwitansi pembayaran pembelian pupuk  sesuai surat perjanjian dan berita acara pengiriman pupuk serta dibuatkan Faktur Pajak Standar. Nilai nominal yang tercantum pada kwitansi tadi sudah termasuk PPN 10%.

i)        Salinan kwitansi dan faktur pajak standar  bagian pengadaan barang PG diberi sebagai bahan pelaporan ke Kantor Direksi.

3)      Prosedur pengeluaran pupuk untuk TR sebagai berikut :

a)      Atas permohonan petani peserta Kredit Ketahanan Pangan (KKP) kepada Administratur tentang kebutuhan pupuk yang diketahui KPTR.

b)      Petugas Bagian Tanaman dan Litbang ( SKW dan Juru Ukur/Gambar) beserta petugas dari Desa (Sublok / Ulu-Ulu Air) melakukan pemeriksaaan secara fisik lahan TR peserta KKP.

c)      Dari hasil pemeriksaan tersebut dibuatkan Berita Acara hasil pemeriksaan lahan TR peserta KKP tersebut yang ditandatangani oleh petugas pemeriksa dengan diketahui : Petinggi/Kades, SKK TR, Kepala Litbang dan Kepala Tanaman.

d)     Atas dasar BA tsb Juru Tulis tanaman membuat bon gudang disertai Surat Ijin keluar Intern. Setelah bon gudang dan surat ijin keluar intern disahkan / diparaf oleh SKW, KTR/SKK, Kepala Tanaman dan Penerima. Bon gudang, surat ijin keluar intern serta BA pemeriksaan  tsb dibawa ke gudang untuk pengambilan pupuk.

e)      Sebelum pupuk dikeluarkan terlebih dahulu petugas gudang membuat Berita Acara Pengambilan Pupuk antara petugas gudang dengan penerima. Selain itu Kepala Gudang harus memaraf atau tanda tangan pada surat ijin keluar intern tadi.

C.    Tebang dan Angkutan Tebu (513.XX)

Sistem administrasi dan proses bisnis yang  dilaksanakan di Pabrik Gula Assembagoes mengacu pada RKAP yang sudah ditetapkan oleh Kantor Direksi. Adapun pelaksanaan dilapangan sudah berpedoman pada SOP (Standar Operasional Prosedur) tahun 2008 untuk Bagian Tanaman. Secara garis besar mekanisme tebang dan angkutan tebu adalah sebagai berikut :

1.      Rencana Tebang 

a.       Pengadaan Tenaga

Pengadaan tenaga ini meliputi :  Mandor dan Tenaga tebang yang dilaksanakan 1 bulan sebelum giling dan mendapat legalisasi instansi terkait dalam ini Kepala Desa dan Camat. Adapun pengadaan tenaga ini harus memiliki kriteria memiliki banyak pengalaman dan banyak mempunyai tenaga (60-75 orang). Sedangkan kemampuan setiap tenaga tebang  mampu menebang 8 kui per hari dengan syarat MBS. Terhadap tenaga ini dilakukan dengan kontrak oleh PG dan pembayarannya dilakukan Juru bayar Tebangan di Bagian A,K & U bersama SKW, PTA, Mandor Tebang di balai desa sesuai prosedur.

b.      Pengadaan angkutan truck

Untuk pengadaan angkutan truck , SKW & PTA mendaftar pemilik truck yang bersedia dan pernyataan kesanggupan truck menjadi pengangkut dengan dibuatkan Surat Perjanjian antara Pemilik Kendaraan dengan Pimpinan Unit Usaha (menghindari truck yang tidak layak operasi). Selain itu SKW & PTA mengajukan uang muka kontrak truck sesuai dengan kebutuhan masing-masing wilayah. Sebelum pembayaran uang muka kontrak pihak kontraktor harus menyerahkan beberpaa BPKB sebagai jaminan.

Untuk menghitung jumlah truck yang dibutuhkan bisa digunakan rumus berikut :

o  N /   =           KP                              N   =   Jumlah truck

                  OP/TC x KT                      KP  =  Kapasitas pabrik

                                                                                    OP  =  Waktu kerja per hari

                                                        TC  =   Frekuensi rit

                                                        KT  =   Kapasitas per unit

o  TC   =   Jam kerja pabrik   .

                LT + UT + FTT + ETT

LT     = Waktu muat

UT    = Waktu bongkar

FTT   = Waktu transportasi bermuatan (jarak 1 jam )

ETT   = Waktu transportasi kosong ( jarak 45 menit )

TC     = Frekuensi per rit

2.      Persiapan Tebang

a.       Jalan / jembatan desa

Menginventarisir jalan yang akan dilalui angkutan tebu serta jembatan yang rusak, sehingga tidak mengganggu kelancaran dalam operasional. Perencanaan volume perbaikan jalan sehingga perlu penyediaan bahan/material yang dibutuhkan dengan mengacu pada RKAP.

b.      Jalan masuk kebun

Menginventarisir kebun yang membutuhkan jembatan sehingga perlu menyiapkan jembatan yang dapat dilalui truck dengan aman dan lancar

3.      Tebang

a.       Prioritas tebang

Prioritas ini dengan maksud agar tebu yang ditebang betul-betul masak (manis), bersih, dan segar (MBS). Ini dilakukan dengan membuat rangking berdasarkan umur, jenis, kondisi kebun, faktor kesulitan dan kebun yang sudah di ZPK.

Selain itu melakukan pengaturan jatah tebangan sesuai kapasitas giling sehingga sisa pagi terkendali. Prioritas ini dilaksanakan sebelum tebang yang dibuat oleh SKW dan diketahui oleh Korteb dan Kepala Tanaman.

b.      Menyusun organisasi

Penyusunan organisasi dalam pelaksanaan tebangan sangat diperlukan karena dengan pembagian tugas yang jelas antara masing-masing personil yang terlibat             langsung dalam tebangan akan memperlancar dalam penyediaan bahan baku. Setiap SKW mempunyai 1 (satu) PTA 3 (tiga) mandor tebang

c.       Rapat Koordinasi tebang

Rapat koordinasi ini dilaksanakan sore hari pukul 15.00 dihadiri oleh Kepala Tanaman, Kepala Tanaman Rayon, SKW, PTA dan kontraktor angkutan. Dalam rapat ini mengevaluasi tebang angkut kemarin, rencana tebangan hari ini dan besok serta rencana giling hari ini dan besok

d.      Pembayaran upah

Dasar dari pembayaran upah adalah SPAT yang ditimbang hari ini dibayarkan pada hari berikutnya. Adapun upah dibayar sesuai dengan harga yang sudah ditentukan dan dilaksanakan oleh petugas A, K & U kepada renteng  (bukan mandor tebang) dimasing-masing kebun. Sedangkan untuk pembayaran upah kebun sulit  diadakan pemeriksaan oleh tim yang terdiri dari petugas tanaman dan A, K & U, sedang besarnya upah dibayar sesuai dengan kesepakatan. Hasil pemeriksaan dibuatkan berita acara yang diketahui oleh PTA, SKW, Korteb, Kepala Tanaman.

4.      Pengangkutan

a.       Angkutan lori

Untuk angkutan lori disesuaikan dengan permintaan dalam rapat tebangan. Dan Jatah lori disesuaikan dengan permintaan giling dengan mengajukan permintaan lori ke dok loko

b.      Angkutan truk

Untuk angkutan truck harus melalui kontrak kerja antara Administratur dengan pemilik armada angkutan. Setiap SKW mengontrak truk sesuai dengan jatah tebang harian. Dan tebu di setiap wilayah harus ditebang habis sesuai rencana giling

c.       Angkutan tenaga tebang

Angkutan tenaga tebang ini meliputi antar jemput tenaga kerja baik dalam wilayah maupun diluar wilayah. Adapun pembayaran dilaksanakan per periode.

5.      Langkah-langkah persiapan penebangan tebu

a.      Pengadaan formulir Surat Perintah Angkut Tebu (SPAT)

Pengadaan SPT dibuat dengan warna SPAT yang dibedakan untuk masing-masing wilayah. Untuk TS wilayah Assembagoes warna hijau, TR wilayah Asembagus biru, TS wilayah Banyuwangi warna kuning dan TR wilayah Banyuwangi warna merah. Selain itu dilakukan penomoran dengan nomor seri agar memudahkan kontrol atas jumlah tebu yang telah ditebang dan diangkut baik dari TS maupun TR. SPAT ini ditandatangani oleh pengirim (Mandor / Juru tulis tebang), penerima (bagian timbangan) dan pengemudi.

Fungsi Surat Perintah Angkut Tebu adalah :

1)      Sebagai alat kontrol tebu yang telah ditebang

2)      Sebagai dasar pembayaran upah penebang

3)      Sebagai dasar pembayaran sewa angkutan

b.      Pengadaan Tenaga Tebang

Tenaga yang sudah direkrut dibuatkan kontrak tebang dalam satu musim giling dengan mencantumkan upah tebang dan premi-premi yang mengacu pada SK Bupati. Upah tebang ini meliputi : upah pokok dan kebersihan. Sedangkan premi-premi meliputi : bongkar muat, umbalan, warung murah (khusus TS Benculuk) dan Mandor Tebang. Untuk mengikat tenaga tebang diberi uang muka kontrak tebang yang dibebankan pada perk. 131.20 (Piutang Karyawan Lain). Sedang pembayarannya diangsur setiap pembayaran upah tebang.

c.       Pengadaan Alat Tebang.

Untuk pengadaan alat tebang dilakukan sesuai SOP dan pengadaannya dilaksanakan oleh Sie Pengadaan di bagian A, K & U dengan mengacu pada permintaan barang (PB.24)

d.      Pembagian Surat Perintah Tebang (SPT)

Saat rapat tebangan dibagikan SPT (Surat Perintah Tebang) oleh Bagian A,K & U kepada Koordinator Tebang dan Angkut disaksikan oleh Kepala Bagian Tanaman. Adapun yang mengatur jatah SPT ini diatur oleh koordinator Tebang Angkut kepada masing-masing Sinder Tebang Angkut. Selain itu pembagian SPT diatur berdasarkan nomor seri kepada tiap-tiap Sinder Tebang.

e.       Sisa Surat Perintah Angkut Tebu

Sisa SPAT pada akhir tebang teermasuk yang rusak dikembalikan kepada bagian A,K & U. sedangkan untuk SPAT yang hilang dibuatkan berita kehilangan yang telah disahkan oleh pejabat yang berwenang.

f.       Penentuan Jumlah Tebu yang akan ditebang

Jumlah tebu yang akan ditebang disesuaikan dengan kebutuhan pabrik melalui hasil rapat tebangan yang dilaksanakan setiap hari dengan seluruh bagian yang terkait.

g.      Proses Pengangkutan

Pengangkutan tebu yang dilaksanakan setiap hari DMG didasarkan pada SPT (Surat Perintah Tebang) dan Surat Perintah Angkut Tebu (SPAT) yang dikeluarkan pada saat rapat tebangan.

h.      Proses Penimbangan

Penimbangan tebu dilaksanakan oleh Petugas Bagian A, K & U dengan berdasarkan Jumlah tebu yang telah lolos seleksi tebu kotor ( Bagian Selektor ) yang telah distempel “SELEKTOR”

Hasil penimbangan berupa struck timbangan dicetakkan pada SPAT  yang dibuat dalam rangkap 6 (enam). Dari enam lembar SPAT tersebut dikirimkan ke bagian Tanaman, A, K & U, Pengolahan, Arsip timbangan, dan pengemudi.

i.        Sistem Administrasi pembayaran upah penebang

1)      Petugas juru bayar tebangan di bagian A, K & U menerima rekap harian timbangan tebu meliputi tebu TS dan TR sesuai SPAT yang masuk timbangan. Dalam rekap ini terdapat jumlah hari ini, jumlah s/d yang lalu dan jumlah s/d. hari ini.

2)      Petugas juru bayar membuat rekapitulasi upah tebang hari ini untuk TS Banyuwangi, TR Banyuwangi, Lori TS, Lori TR, Truck TS dan Truck TR. Rekap ini ditandatangani oleh pembuat, Koord. Teb/Angkut, Kepala Tanaman dan Kepala A, K & U.

3)      Dari rekapitulasi upah tebang tsb dibuatkan bukti kas masuk dan keluar. Untuk bukti kas keluar lawan perkiraan upah tebang pada  perk. 513.300, bongkar muat pada perk. 513.302, umbalan dan warung murah pada perk. 513.308 dan upah mandor tebang pada perk. 513.301. Sedangkan untuk bukti kas masuk lawan perkiraannya adalah perk. 131.20 (Piutang karyawan lain) merupakan angsuran dari uang muka kontrak penebang.

4)      Atas dasar rekapitulasi upah tebang dibuatkan daftar upah harian penebang tebu dan diberi kolom tanda tangan penerima. Rekap ini ditandatangani oleh pembuat, Koord. Teb/Angkut, Kepala Tanaman dan Kepala A, K & U.

j.        Alokasi biaya tebang dan angkut meliputi :

1)      Perk. 513.30  Tebang dan Muat TS meliputi :

Upah tebang (513.300), Premi (513.301), Bongkar Muat (513.302), Ganti rugi (513.303), Nilai insentive (513.304), Bongkar pasang jalan lori lepas (513.305), 513.306, 513.307, 513.308 dan Lain-lain (513.309)

2)      Perk. 513.40  Tebang dan Muat TR meliputi :

Upah tebang (513.400), Premi (513.401), Bongkar Muat (513.402), Ganti rugi (513.403), Nilai insentive (513.404), Bongkar pasang jalan lori lepas (513.405), 513.406, 513.407, 513.408 dan Lain-lain (513.409)

3)      Perk. 513.50  Biaya Alat Pengangkutan Sendiri meliputi :

Bahan bakar (513.502), minyak pelumas (513.503), pemakaian roda (513.504), pemakaian perkakas dan suku cadang (513.505), Revisi, reparasi dan service (513.506), Pembebanan ekspl. alat pertanian (513.507), Lain-lain (513.509),

4)      Perk. 513.60  Pemeliharaan Jalan dan Jembatan meliputi :

Jalan (513.600), Jembatan (513.601), Saluran air (513.602), Jalan lori tetap (513.603), Jalan lori lepas (513.604), Lain-lain (513.609)

5)      Perk. 513.70  Biaya Angkutan TS meliputi :

Angkutan truck (513.700),  Angkutan traktor (513.701), Angkutan trailer (513.702), Angkutan Cikar (513.703), Tarikan sapi (513.705), Ganti rugi sapi mati (513.706), Premi (513.707), Subsidi angkutan tebu (513.708), Lain-lain (513.709)

6)      Perk. 513.80  Biaya Angkutan TR meliputi :

Angkutan truck (513.800),  Angkutan traktor (513.801), Angkutan trailer (513.802), Angkutan Cikar (513.803), Tarikan sapi (513.805), Ganti rugi sapi mati (513.806), Premi (513.807), Subsidi angkutan tebu (513.808), Lain-lain (513.809)

7)      Perk. 513.90  Lain – lain  meliputi :

Imbalan penggunaan jalan lori (513.900), Imbalan penggunaan jalan kereta api silang (513.901), Retribusi jalan/jalan – lori (513.904), Jalan/jembatan desa (513.905), Warung murah (513.907), Alat dan perkakas tebang (513.908), Lain-lain (513.909).

6.      Tebang Angkut Tebu Transfer

Sesuai RKAP tahun 2008 alokasi rincian biaya untuk tebang angkut tebu transfer tidak dianggarkan. Namun dalam realisasinya pada tahun 2008 karena menjelang akhir giling PG Pandjie mengalami kerusakan yang cukup fatal di stasiun gilingan sehingga mengakibatkan giling dihentikan. Sedangkan sisa tebu yeng belum tergiling di kirim ke PG. Assembagoes. Untuk perhitungan biaya produksinya tetap mengacu pada SOP Bagian Tanaman tahun 2008 yaitu : Bagi Hasil.

a.       Sistim Bagi Hasil (SBH) tebu transfer TS

Faktor Rendemen (F.R)  = 0,68 dan menerima bagian gula dan tetes dengan rincian :

·         Gula  : PG pengirim 65 % dan PG penerima 35 %

·         Tetes : PG Pengirim 2 % tebu

b.      Beban biaya

Untuk pembebanan biaya mengacu pada kesepakatan bagi hasil dari Direksi :

·         Tebang muat : oleh PG pengirim

·         Angkutan : 50 % PG penerima dan 50 % pengirim

·         Biaya pengemasan ( 515.30 ) beban PG pengirim

·         Biaya pabrik dan pengolahan menjadi beban PG penerima